Effiziente Postverwaltung mit COSYS – Digitale Sendungsverfolgung und moderne Technologien

Einleitung und Problemstellung

In vielen Unternehmen nehmen Paket- und Postmengen stetig zu. Dies führt zu Herausforderungen wie unübersichtlichen Abläufen, langen Suchzeiten oder fehlender Nachverfolgbarkeit. Eine digitale Postverwaltung ist daher unerlässlich, um die Effizienz, Transparenz und Sicherheit im gesamten Prozess zu steigern.

COSYS Postverwaltungssoftware – Überblick

Mit der Postverwaltungssoftware von COSYS erfassen Sie alle eingehende und ausgehende Post digital. Eine Sendungsverfolgung ist sichergestellt, da die Post nach jedem Arbeitsschritt gescannt wird. Über eine Internetverbindung haben Sie jederzeit einen Echtzeit-Einblick in den aktuellen Status und den Bearbeiter jeder Sendung. Der WebDesk, unsere Webanwendung, bietet Ihnen Einblick in alle gespeicherten Daten. Die Software ist in der Cloud oder On Premise verfügbar und besteht aus zwei Komponenten: dem WebDesk und einer mobilen App für MDE-Geräte, Smartphones oder Tablets. Zur eindeutigen Identifikation werden Barcodes oder QR-Codes gescannt.

Prozessablauf mit COSYS

Der Prozess startet beim Posteingang mit dem Empfang von Briefen, Paketen oder internen Sendungen. Diese werden mit der mobilen App von COSYS gescannt. Mit der App erfassen Sie alle relevanten Sendungsinformationen. Sie können individuell festlegen, welche Informationen als Pflichtfelder oder optional erfasst werden. Zu diesen Informationen gehört zum Beispiel Absender, Empfänger oder VPE.

Empfänger erhalten eine automatische Benachrichtigung, sobald die Sendung einen bestimmten Status erreicht. Die Kriterien hierfür können Sie individuell festlegen. Der Empfang kann mit einer digitalen Unterschrift des Empfängers bestätigt werden.

Beim Postausgang werden alle ausgehenden Sendungen erfasst. Alle ausgehenden Sendungen werden mit der Software erfasst und der jeweilige Versanddienstleister im System hinterlegt.

In der COSYS Software wird jede Sendung lückenlos dokumentiert. Die Software dient als Archiv, um jederzeit nach bestimmten Sendungen recherchieren zu können. Mit der Suchfunktion können Sie nach Empfänger, Datum oder Sendungsnummer suchen.

Eingesetzte Technologien

In der Postverwaltung kommen verschiedene Technologien zum Einsatz, um die Prozesse zu optimieren. Business Intelligence umfasst Auswertungen und Analysen von Postvolumen, Zustellzeiten und Bearbeitungsprozessen. Mithilfe des Dashboards finden Sie Optimierungspotenziale, die Sie bei der Kapazitätsplanung berücksichtigen können.

Für eine flexible und kontaktlose Abholung können in den Prozess Smart Locker mit Paketfächern integriert werden. Nachdem eine Sendung im Smart Locker eingelagert wurde, geht eine automatische Benachrichtigung mit einem Abholcode an die Empfänger.

Autonome Mobile Roboter (AMR) unterstützen beim internen Posttransport in großen Gebäuden. Dadurch entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, und die Verteilung beschleunigt sich.

Vorteile für Unternehmen

Eine digitale Postverwaltung mit COSYS Software bietet zahlreiche Vorteile. Zum einen wird durch automatisierte Prozesse Zeit eingespart. Die Fehlerquote wird minimiert und der Verlust von Sendungen reduziert. Die gesteigerte Transparenz erleichtert interne Revisionen und Audits. Durch die modularen Erweiterungen wie Smart Locker und AMR steigt die Flexibilität im Unternehmen. BI-gestützte Entscheidungen sorgen für eine effiziente Nutzung der Ressourcen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass COSYS eine ganzheitliche Lösung für moderne Postverwaltung bietet. Die Lösung kombiniert Software, mobile Erfassung und innovative Technologien. Die Lösung eignet sich ideal für Unternehmen, Behörden, Bildungseinrichtungen und Logistikzentren. Sie haben Fragen oder wollen weitere Informationen? Kontaktieren Sie uns telefonisch unter +49(0)5062 900 0, per Mail an anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder im Live-Chat auf unserer Webseite.