5 Stolperfallen im Vertragsmanagement mit SAP

Verträge sind das Fundament jeder geschäftlichen Zusammenarbeit. Dennoch laufen in vielen Unternehmen Vertragsprozesse nicht reibungslos. Unklare Zuständigkeiten, manuelle Arbeitsschritte oder übersehene Fristen führen zu Verzögerungen, höherem Aufwand und finanziellen Risiken.

Mit einem klar definierten Vertragsmanagementprozess und den passenden Werkzeugen lassen sich diese Probleme vermeiden. SAP bietet dafür die ideale Basis. Im Folgenden zeigen wir fünf typische Stolperfallen und wie sie mit einer integrierten SAP-Lösung gezielt umgangen werden können.

1. Fehlende Prozessstruktur

In vielen Unternehmen fehlt eine einheitliche Vorgehensweise für die Vertragserstellung und Bearbeitung. Unterschiedliche Vorlagen, individuelle Freigaben und unklare Abläufe erschweren die Arbeit. Ein digitaler Vertragsworkflow in SAP mit Vorlagen, klaren Genehmigungsschritten und automatisierten Abläufen sorgt für Konsistenz und Nachvollziehbarkeit.

2. Medienbrüche und manuelle Schritte

Oft werden Verträge aus SAP exportiert, extern bearbeitet, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Das kostet Zeit, birgt Fehlerquellen und erschwert die Nachverfolgung. Eine integrierte Lösung wie CUNO/4 ermöglicht die Vertragserstellung, Prüfung, elektronische Signatur und Archivierung direkt in SAP. So bleibt der gesamte Prozess durchgängig digital.

3. Fehlende Fristenkontrolle

Kündigungen, automatische Verlängerungen oder Preisänderungen geraten im Alltag leicht in Vergessenheit. Ein digital gesteuertes Fristenmanagement in SAP sorgt dafür, dass Termine zuverlässig überwacht und rechtzeitig angezeigt werden. So lassen sich Risiken und unnötige Kosten vermeiden.

4. Unklare Verantwortlichkeiten

In vielen Organisationen ist nicht eindeutig geregelt, wer für Verträge zuständig ist, wer Freigaben erteilen darf oder auf welche Informationen zugegriffen werden kann. Rollenbasierte Berechtigungen und klar definierte Workflows in SAP schaffen hier Abhilfe. Jeder Beteiligte weiß, welche Aufgaben er hat und welche Rechte ihm zugewiesen sind.

5. Fehlende Transparenz

Ohne zentrale Übersicht fällt es schwer, den Status von Verträgen, Risiken oder Kosten im Blick zu behalten. Ein zentrales Vertragscockpit in SAP ermöglicht jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Dashboards und Auswertungen unterstützen Entscheidungen und schaffen Klarheit über die gesamte Vertragslandschaft.

Fazit

Ein strukturiertes Vertragsmanagement schützt vor Fehlern, reduziert Risiken und sorgt für reibungslose Abläufe im Geschäftsalltag. Mit SAP stehen dafür bereits viele Funktionen zur Verfügung. Erweiterungen wie CUNO/4 von der networker, solutions GmbH machen es möglich, Vertragsprozesse zentral zu steuern, zu automatisieren und vollständig digital abzubilden – von der Erstellung bis zur Archivierung.