Werkzeuge gewissenhaft an Baustellen vermieten mit COSYS

Erklärung eines Beispielfalls im Werkzeugmanagement

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das Werkzeuge an verschiedene Auftragnehmer auf Großbaustellen vermietet. In der Vergangenheit kamen gerade bei großen Projekten signifikante Mengen nicht zurück. Der Vermieter musste mühsam mit Bauleitern und Subunternehmern nachtelefonieren, Ersatz beschaffen und Verluste dokumentieren – meist auf Papier. Zugleich galt es, regelmäßig die sicherheitsrelevanten Prüffristen im Blick zu behalten, damit nur geprüfte, einsatzfähige Geräte auf der Baustelle landen.

Die Umstellung auf COSYS ändert den Alltag grundlegend: Jedes Werkzeug erhält eine eindeutige Kennung (z. B. Barcode/QR). Bei der Kommissionierung werden bestellte Werkzeuge gebucht und einer Baustelle bzw. einem verantwortlichen Mandanten zugeordnet. Vor Ort scannt der Magaziner die Ausgabe auf Projekt, Baustelle oder – wenn gewünscht – auf eine konkrete Person. Der digitale „Leihschein“ wird direkt auf dem Gerät bestätigt; Zustandsfotos landen in der Geräteakte. Verlässt ein Gerät das Lager ohne Scan, fällt es auf, und überschrittene Rückgabetermine werden sichtbar. Bei der Rücknahme sorgen Scan, Schadensdokumentation und automatische Statuswechsel (verfügbar, vermietet, in Wartung, gesperrt) für saubere Daten.

Herausforderungen bei der Ausgabe und Rückführung von Werkzeugen

• Bei großen Projekten kehrten spürbare Mengen nicht mehr ins Lager zurück. Das trieb die Wiederbeschaffungskosten und führte zu Diskussionen mit Auftragnehmern.
• Hohe Ausgaben und zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Telefonate, E-Mails und unklare Verantwortungen kosteten Zeit – besonders, wenn Ersatz nötig war.
• Dokumentation läuft bisher analog. Papierlisten verhinderten schnelle Auswertungen zu Verlustmustern, offenen Rückgaben oder häufig „verschwundenen“ Artikeltypen.

Vorstellung der COSYS Software für Werkzeugmanagement

COSYS bildet den kompletten Vermietprozess Ende-zu-Ende digital ab: Ausgabe, Nutzung und Rücknahme per Scan – im Lager, auf der Baustelle oder unterwegs. Seriennummern, Zubehör oder komplette Sets (z. B. Maschine + Koffer + Akku) werden gemeinsam verbucht, damit bei der Rückgabe nichts liegen bleibt. Die mobile App läuft auf MDE-Geräten oder Smartphones, ist intuitiv und offlinefähig; Lieferscheine und Quittungen stehen digital bereit und lassen sich mit dem Auftrag verknüpfen.

Für die Verwaltung im Büro dient der COSYS WebDesk als zentrale Schaltstelle: Stammdaten pflegen, Bestände und Bewegungen prüfen, Projekt- oder Mitarbeiterbestände einsehen, Werkzeugverläufe chronologisch nachvollziehen – alles im Browser. So ist auf einen Blick erkennbar, welches Werkzeug wann von wem wohin gebucht wurde.

Auch organisatorische Feinheiten deckt COSYS ab:

• Seriennummerngeführt und nicht seriennummerngeführt arbeiten – je nach Werkzeugklasse.
• Bestandsinfo mobil: schnell sehen, wo sich welche Werkzeuge befinden (Projekt, Mitarbeiter, Baustelle).
• Optionale intelligente Werkzeugschränke (Smart Locker): autorisierte Entnahme und automatische Buchung direkt am Schrank.

Ein besonderer Mehrwert ist die Prüf- und Wartungsüberwachung: Prüfintervalle lassen sich je Werkzeug hinterlegen; COSYS erinnert rechtzeitig und sperrt auf Wunsch Geräte automatisch für die Ausgabe, bis die Prüfung dokumentiert ist – inklusive Prüfprotokoll, Fotos und Notizen. So sinken Ausfallzeiten und Haftungsrisiken.

COSYS Business Intelligence

Transparenz endet nicht bei der Buchung: Mit COSYS Business Intelligence (BI) werden Daten aus Ausgabe, Rücknahme, Schäden und Fristen in Echtzeit verdichtet. Dashboards zeigen Verlustmuster, Projektverläufe und Ausreißer; Drilldowns führen bis auf einzelne Scans und Buchungen. Automatisierte Reports, KPI-basiertes Alerting sowie Prognosen (z. B. Bedarf, Lagerreichweiten) machen die Werkzeugverwaltung nicht nur digital, sondern intelligent.

Die cloudbasierte BI-Plattform bündelt Daten sicher in Deutschland, bindet externe Systeme via APIs an (ERP/WMS/TMS) und liefert mobil wie am Desktop Antworten in Sekunden – dank individuell konfigurierbarer Dashboards und einer integrierten Chat-Abfrage („Zeig mir die Projekte mit den meisten Überziehungen“). So lassen sich Engpässe früh erkennen, Ressourcen gezielter einsetzen und Mietkonditionen datenbasiert steuern.

Fazit

Werkzeuge gewissenhaft zu vermieten heißt heute: lückenlos dokumentieren, Verantwortungen klar zuordnen und Prüffristen proaktiv managen. COSYS liefert dafür die durchgängige Plattform – von der Ausgabe am Lager oder Smart Locker, über die transparente Nutzung auf der Baustelle, bis zur rückstandsfreien Rücknahme und Wartung. WebDesk, mobile App und BI spielen nahtlos zusammen: weniger Suchzeiten, weniger Schwund, weniger Papier – dafür mehr Sicherheit, Tempo und belastbare Zahlen für Entscheider. Wer Werkzeuge zuverlässig im Umlauf halten und Kosten im Griff behalten will, kommt an einem digitalen Werkzeugmanagement wie COSYS nicht vorbei.