Von Zettelwirtschaft zu Workflows: Automatisierung in der Baubranche #2

Anstatt dass Nachunternehmer neue Apps lernen oder sich durch komplizierte Plattformen klicken müssen, kann auf Mängelmeldungen ganz bequem über vertraute Kanäle wie WhatsApp oder Telegram reagiert werden.

Die Automatisierung im Hintergrund sorgt dafür, dass diese Informationen direkt ins CDE fließen und Prozesse angestoßen werden – ohne Medienbrüche und ohne Zusatzaufwand auf der Baustelle.

Jetzt gehen wir einen Schritt weiter:

Denn wer im Baugeschäft unterwegs ist, weiß – nicht nur Mängel, sondern vor allem Nachträge sind ein echter Dauerbrenner: Anträge werden eingereicht, geprüft, Dokumente erstellt, abgelegt – und vieles bleibt im Dunkeln. Man weiß nicht, wer gerade dran ist, wie weit der Nachtrag geprüft ist, ob Unterlagen fehlen, oder ob Fristen versäumt wurden. Genau diese Intransparenz kostet Zeit, Nerven und oft auch Geld.

Doch das muss nicht so bleiben. Stell dir vor, ein System übernimmt diese Last – sofort, präzise, vollautomatisch. Ein Workflow, der jeden Nachtragsschritt steuert: Vom Einsenden über die Prüfung bis zur finalen Ablage. Ein Setup, das Lücken schließt, Fehler eliminiert und dir jederzeit zeigt: „Ich weiß genau, wo wir stehen.“

Und das Beste daran:

Immer wieder anpassbar an die Randbedingungen und Bedürfnisse des derzeitigen Projektes.

Damit dieser Traum Realität wird, setzen wir auf alte Mitstreiter, die wir schon in der vorherigen Ausgabe “Von Zettelwirtschaft zu Workflows” kennengelernt haben:

Die Autodesk Construction Cloud bzw. BIM360 und n8n! Mit dieser Kombination eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für den Umgang mit Nachträgen. Statt PDFs per Mail hin- und herzuschieben oder handschriftliche Notizen mühsam nachzutragen, werden Nachträge über ein simples Formular erfasst.

Dabei werden alle relevanten Informationen standardisiert abgefragt.

Sobald das Formular abgeschickt wird, übernimmt n8n:

1. Die Nachtragsdaten werden automatisch in einer Datenbank getrackt,
2. ein standardisiertes Nachtragsdokument wird erzeugt, an der richtigen Stelle gespeichert und versendet,
3. gleichzeitig wird der definierte Bearbeitungsprozess gestartet – von der ersten Prüfung über die Freigabe bis hin zur endgültigen Ablage.

Der Vorteil: Kein Schritt geht verloren, keine Information verschwindet in den Tiefen des E-Mail-Postfaches eines chaotischen Mitarbeiters. Stattdessen ist jederzeit klar dokumentiert, wo der Nachtrag steht, wer als Nächstes gefragt ist und ob noch Unterlagen fehlen. Besonders wertvoll wird dieses Setup, wenn mehrere Nachträge parallel laufen. Denn das integrierte Monitoring erlaubt es, jederzeit einen Überblick zu behalten: Welche Nachträge sind offen, welche bereits freigegeben, wo stockt es? Damit wird Nachtragsmanagement vom nervenaufreibenden Blindflug zu einem transparenten, steuerbaren Prozess.

Wie geht ihr aktuell mit Nachträgen um – und wo seht ihr das größte Chaos?

Niklas Maczyewski arbeitet als BIM Consultant bei M&P und beschäftigt sich mit der Frage, wie sich Planungs- und Baustellenprozesse durch Digitalisierung wirklich vereinfachen lassen. Er verbindet BIM-Methodik mit Automatisierung und offenen Schnittstellen, um Medienbrüche zu reduzieren und Abläufe nachvollziehbar zu steuern