Lagergeld berechnen mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware

Transparente Datengrundlage durch digitale Lagerprozesse

Die Grundlage für eine korrekte Lagergeldberechnung sind saubere und lückenlose Bewegungsdaten. In der Praxis scheitert es häufig daran, dass Einlagerungen, Umlagerungen oder Auslagerungen nicht konsequent dokumentiert werden. Papierlisten, nachträgliche Buchungen oder Excel-Tabellen führen zu Ungenauigkeiten bei Beständen und Lagerdauern.

Die COSYS Lagerverwaltungssoftware digitalisiert sämtliche Lagerbewegungen direkt am Ort des Geschehens. Wareneingänge werden per Scan erfasst, Lagerplätze eindeutig zugeordnet und jede Bestandsveränderung in Echtzeit im System verbucht. Dadurch entsteht eine valide Datenbasis, die nicht nur für die Bestandsführung relevant ist, sondern auch für die spätere Abrechnung von Lagergeld und Dienstleistungen.

Weil jede Bewegung mit Zeitstempel, Artikel, Menge, Lagerplatz und optional Mandant verknüpft ist, kann exakt nachvollzogen werden, wann eine Ware eingelagert wurde und wie lange sie sich im Lager befunden hat. Diese Transparenz ist der Schlüssel für eine faire und prüfbare Berechnung.

Lagerdauer und Lagergeld auf Mandantenebene berechnen

Besonders im Mehrmandantenbetrieb ist es entscheidend, Lagerflächen verursachungsgerecht zuzuordnen. Die COSYS Lösung ermöglicht es, Bestände mandantenbezogen zu führen und Lagerdauern individuell auszuwerten. Jede Einlagerung wird einem Mandanten zugewiesen, sodass die Software automatisch berechnen kann, wie lange sich ein Artikel, eine Charge oder eine Versandeinheit im Lager befindet.

Auf dieser Basis lassen sich unterschiedliche Abrechnungsmodelle abbilden. Unternehmen können beispielsweise Lagergeld pro Palette und Tag, pro Quadratmeter und Monat oder pro Artikel und Zeitraum berechnen. Auch Staffelmodelle, bei denen sich der Preis mit zunehmender Lagerdauer verändert, sind umsetzbar. Die Berechnung erfolgt systemgestützt auf Grundlage der real erfassten Bewegungsdaten, wodurch manuelle Nachkalkulationen entfallen.

Durch die Auswertung der Lagerdauer auf Mandantenebene erhalten Dienstleister zudem eine fundierte Basis für strategische Entscheidungen. Langlieger können identifiziert, Umschlagshäufigkeiten analysiert und Lagerkapazitäten besser geplant werden. Die Abrechnung wird damit nicht nur korrekt, sondern auch wirtschaftlich optimierbar.

Dienstleistungen und Lagerbewegungen rechnungsfähig machen

Neben dem eigentlichen Lagergeld fallen in vielen Betrieben zusätzliche Dienstleistungen an, die abrechnungsrelevant sind. Dazu gehören Kommissionierleistungen, Umpackarbeiten, Etikettierungen, Sonderlagerungen oder Fotodokumentationen. Auch interne Lagerbewegungen wie Umlagerungen oder Sondertransporte können Bestandteil eines Dienstleistungsvertrags sein.

Die COSYS Lagerverwaltungssoftware erfasst diese Leistungen direkt im Prozess. Wird beispielsweise ein Auftrag kommissioniert oder eine Palette umgelagert, kann diese Tätigkeit als abrechenbare Position markiert und einem Mandanten zugeordnet werden. Auf diese Weise werden operative Tätigkeiten automatisch zu rechnungsfähigen Leistungen.

Durch die Verbindung von Lagerbewegungen und Abrechnungslogik entsteht ein durchgängiger Prozess von der physischen Leistung bis zur kaufmännischen Abrechnung. Fehlerquellen, die bei der nachträglichen Zusammenstellung von Leistungen entstehen, werden deutlich reduziert. Gleichzeitig steigt die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Kunden, da jede berechnete Position auf konkreten Prozessdaten basiert.

Von der Berechnung zur digitalen E Rechnung

Sind Lagergeld und Dienstleistungen im System berechnet, stellt sich der nächste Schritt: die rechtssichere Rechnungsstellung. Hier gewinnt das Thema E Rechnung zunehmend an Bedeutung. Öffentliche Auftraggeber fordern bereits heute elektronische Rechnungsformate, und auch in der Privatwirtschaft nimmt die Digitalisierung der Finanzprozesse weiter zu.

Die COSYS Lösung unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen in gängigen Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung. Beide Standards ermöglichen eine strukturierte, maschinenlesbare Übermittlung von Rechnungsdaten. Während ZUGFeRD eine Kombination aus PDF und eingebetteter XML-Datei darstellt, basiert XRechnung vollständig auf einem strukturierten XML-Format, das insbesondere im öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist.

Durch die direkte Übergabe der berechneten Lagergelder und Dienstleistungen in die Rechnungsstellung werden Medienbrüche vermieden. Rechnungspositionen werden automatisiert aus den erfassten Leistungsdaten generiert. Das reduziert den administrativen Aufwand und erhöht die Datensicherheit. Gleichzeitig erfüllen Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und sind für zukünftige Vorgaben bestens gerüstet.

Integration in bestehende ERP und Finanzsysteme

Ein weiterer Vorteil der COSYS Lagerverwaltungssoftware liegt in ihrer Integrationsfähigkeit. Die berechneten Lagergelder und abrechnungsfähigen Leistungen können an bestehende ERP oder Finanzbuchhaltungssysteme übergeben werden. Dadurch bleibt die gewohnte Systemlandschaft erhalten, während die operative Datenerfassung im Lager deutlich effizienter wird.

Die Schnittstellen sorgen dafür, dass Artikelstammdaten, Mandanteninformationen und Preise synchron gehalten werden. Rechnungsdaten können automatisiert exportiert oder direkt im angebundenen System weiterverarbeitet werden. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess von der Lagerbewegung über die Berechnung bis hin zur E Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung.

Wirtschaftlichkeit durch Transparenz und Automatisierung

Die Berechnung von Lagergeld ist mehr als eine reine Verwaltungsaufgabe. Sie ist ein zentrales Instrument zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit im Lagerbetrieb. Nur wer die tatsächliche Nutzung von Flächen und Leistungen transparent erfasst, kann kostendeckend arbeiten und faire Preise gegenüber Mandanten durchsetzen.

Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware wird aus einem oft komplexen und fehleranfälligen Prozess eine strukturierte, nachvollziehbare und automatisierte Lösung. Lagerdauer auf Mandantenebene, flexible Abrechnungsmodelle, die Erfassung von Dienstleistungen und Lagerbewegungen sowie die Erstellung von E-Rechnungen in standardisierten Formaten greifen nahtlos ineinander.

Unternehmen erhalten damit nicht nur eine Software zur Bestandsführung, sondern ein Werkzeug zur präzisen Monetarisierung ihrer Lagerleistungen. Die Verbindung von operativer Exzellenz im Lager und digitaler Rechnungsstellung schafft Transparenz, reduziert Aufwand und stärkt langfristig die Wettbewerbsfähigkeit.