Zeitlich verlegte Inventur im Einzelhandel: Was ab Oktober gezählt werden darf und was bis zum Stichtag warten muss

Was verlangt das Gesetz bei einer vorverlegten Inventur?

Zwei Bedingungen gehören zusammen. Erstens wird zum Zähltag ein besonderes Inventar nach Art, Menge und Wert aufgestellt. Zweitens muss ein Fortschreibungsverfahren sicherstellen, dass der Bestand zum Bilanzstichtag ordnungsgemäß bewertet wird. Die Einkommensteuer-Richtlinien (R 5.3 EStR) beschreiben dafür eine einfache Logik: Wert am Inventurstichtag plus Wareneingang minus Wareneinsatz. Der Wareneinsatz wird dabei zu Einstandswerten angesetzt, nicht zu Verkaufspreisen.

Wichtig für die Planung: Die Fortschreibung erfolgt wertmäßig, nicht Artikel für Artikel. Die Zählung liefert die Mengen je Artikel, die Bewertung und die Brücke zum 31. Dezember übernimmt die Buchhaltung.

Welche Ware eignet sich nicht für den frühen Zähltermin?

Nach R 5.3 EStR ist die zeitverschobene Inventur ausgeschlossen für Bestände, bei denen durch Schwund, Verdunsten, Verderb, leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliche Vorgänge erhebliche unkontrollierbare Abgänge entstehen, sowie für Wirtschaftsgüter, die gemessen an den Verhältnissen des Betriebs besonders wertvoll sind. Im Handel betrifft das typischerweise Frische und Ware mit kurzem MHD, bruchempfindliches Glas und Porzellan, diebstahlgefährdete Kleinteile oder hochwertige Uhren und Elektronik. Was „besonders wertvoll" ist, hängt vom jeweiligen Betrieb ab.

Die Richtlinien gelten für die steuerliche Gewinnermittlung. Handelsrechtlich gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, an denen sich auch der Abschlussprüfer orientiert.

Weil die Bestandsaufnahme auch nur für Teile des Sortiments verlegt werden kann, ist das Ergebnis meist kein Entweder-oder, sondern eine geteilte Inventur: Der Großteil des Sortiments wird im Oktober oder Anfang November gezählt, die kritischen Warengruppen am Stichtag. Besonders geeignet für den frühen Termin sind in der Regel Hartwaren, Textilien, Deko und Zubehör. Welche Gruppen in welchen Topf gehören, sollte vorab mit Steuerberatung und Abschlussprüfer abgestimmt werden.

Wie lassen sich zwei Zähltermine organisieren, ohne den Überblick zu verlieren?

Die Aufteilung muss sich in der Zählorganisation wiederfinden: Welche Zone und welche Warengruppe wird wann gezählt, und welche Zählliste gehört zu welchem Termin? Mit der COSYS Inventurlösung werden Zähllisten und Inventuraufträge im WebDesk auf Basis der Stammdaten aus dem ERP angelegt und auf MDE oder Smartphones übertragen. So entstehen getrennte Aufträge für den Herbsttermin und für den Stichtag, statt einer Gesamtliste, aus der Teile nachträglich herausgestrichen werden.

Erfasst wird per Barcode-Scan in der Inventur App. Die native App unterstützt einen kombinierten Offline-/Online-Betrieb mit lokaler Datenbank, was in Lagerbereichen ohne stabile Netzabdeckung relevant ist. Im WebDesk entstehen Inventurprotokolle; die Ergebnisse gehen online oder im Batch an das ERP zurück, wo die Fortschreibung zum Bilanzstichtag erfolgt. Für Spitzentage lassen sich die eigenen Geräte optional durch Leihgeräte ergänzen.

Was gewinnt die Filiale durch den frühen Termin?

Gezählt wird in Wochen, in denen Personal verfügbar ist und die Fläche noch nicht im Weihnachts- und Ausverkaufsmodus läuft, bevor Aufbauten, Aushilfen und Aktionstage den Betrieb prägen.

Auffällige Differenzen lassen sich klären, solange die Ware noch im Regal steht und die Beteiligten sich an Lieferungen erinnern, statt erst im Januar. Und der Stichtag selbst schrumpft auf die Warengruppen, die sich nicht vorziehen lassen. Wie stark sich der Aufwand dadurch reduziert, hängt vom jeweiligen Sortiment ab.

Worauf sollten Sie achten?

Zwischen Zähltag und Stichtag liegt oft das umsatzstärkste Quartal des Jahres. Schwund, der in dieser Zeit entsteht, wird durch die Fortschreibung nicht automatisch erfasst. Genau deshalb sind kritische Warengruppen vom frühen Termin ausgenommen, und deshalb sollte der Prüfer vorab einbezogen werden.

Praxistipp: Zuerst die Ausnahmeliste, dann der Zählplan

Bevor ein Termin festgelegt wird, lohnt eine kurze Liste: Welche Warengruppen haben hohen Schwund, Bruch oder Verderb, welche sind besonders wertvoll? Diese Liste mit dem Prüfer abstimmen und erst danach die Zählaufträge anlegen. Ebenso wichtig: Wareneingänge und Abgänge zwischen Zähltag und Stichtag sauber buchen. Die Fortschreibung ist nur so gut wie die Buchungen dazwischen.

Sie möchten eine vorverlegte oder geteilte Inventur in Ihren Filialen planen? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software und Zählorganisation. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.