Ziele der E-Rechnungspflicht

Die Einführung der E-Rechnung verfolgt das Ziel, Prozesse effizienter zu gestalten, Fehlerquellen zu reduzieren und die Nachvollziehbarkeit zu verbessern. Für die Übergangszeit 2025 und 2026 ist es mit Zustimmung des Empfängers weiterhin möglich, Papierrechnungen oder andere elektronische Formate zu verwenden. Ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. 

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Unabhängig von den Übergangsregelungen für den Versand müssen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert rechtzeitig angepasste interne Prozesse, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. 

humbee als Unterstützung bei der Prozessdigitalisierung

Die Plattform humbee bietet Unternehmen eine Möglichkeit, nicht nur die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu bewältigen, sondern darüber hinaus die Digitalisierung betrieblicher Prozesse effizient zu gestalten. 

Mehr als nur E-Rechnungen: Der entscheidende Unterschied

Komplexe Rechnungsprozesse werden in humbee im Zusammenspiel mit bestehenden Systemen effizient gestaltet. Dank einer bidirektionalen Schnittstelle zu Softwarelösungen wie Lexware Office lassen sich Rechnungen nahtlos erstellen, bearbeiten und archivieren – ohne den Bedarf an kostspieligen, hochspezialisierten ERP-Systemen. Diese Fähigkeit kann Unternehmen erhebliche Investitionen sparen.

Maximale Effizienz und Flexibilität

Die Plattform vereint alle relevanten Prozesse an einem zentralen Ort. Rechnungen können direkt im XML-Format verarbeitet werden, während alle weiteren Bearbeitungsschritte – wie Vorgangsmanagement, Kommunikation und Dokumentenverwaltung – in humbee integriert sind. Dadurch wird die E-Rechnungsbearbeitung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch mühelos und zeitsparend.

„Die Einführung der E-Rechnung stellt besonders kleinere Unternehmen vor große Herausforderungen. humbee unterstützt den Übergang, indem es eine Plattform für effiziente und nachhaltige Prozessdigitalisierung bietet,“ sagt Burghardt Garske, Geschäftsführer der humbee solutions GmbH.

Fazit: Rechtzeitig handeln und Prozesse optimieren

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bietet Unternehmen die Chance, ihre internen Abläufe zu modernisieren und langfristig effizienter zu gestalten. humbee ermöglicht eine sichere und kosteneffiziente Abwicklung aller relevanten Prozesse – und das ohne zusätzliche Investitionen in teure Spezialsoftware. 

Für weitere Informationen und einen ersten Einblick in die Möglichkeiten von humbee besuchen Sie einen unserer Webcasts (Zeitaufwand ca. 30 Minuten).

Verbindliche Risikoprävention für Geschäftsführer

Das StaRUG, soll allen Unternehmern neue Instrumente an die Hand geben, damit sie besser durch eine Krise kommen. Es ist im Gesetz zur Fortentwicklung des Sanierungs- und Insolvenzrechts (SanInsFoG) geregelt. Anlass ist eine EU-Richtlinie, die europaweit ein vorinsolvenzliches Restrukturierungsverfahren vorgibt.

Das Gesetz verpflichtet jeden Geschäftsführer regelmäßig Risiken zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Es ist also zwingend erforderlich eine Risikofrüherkennung zu etablieren. Ein gegen diese Krisenvorsorge verstoßender Geschäftsleiter muss mit einer erweiterten Haftung rechnen.

Effizientes Risikomanagement per Cloud Software

In der Praxis betreiben die meisten Geschäftsführer bereits intuitiv eine Risikoanalyse. Häufig fehlen jedoch Zeit, Wissen und Möglichkeiten, die Analysen zu systematisieren und zu dokumentieren. Die Cloud Software humbee bietet hierfür die ideale Lösung. Es ermöglicht Anwendern, das geforderte Monitoring zu betreiben und im Bedarfsfall rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.

Nutzern steht in humbee ein fertiges Template zur Verfügung, das sie mit wenig Aufwand an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Dabei bildet jedes identifizierte Risiko in humbee einen eigenen Vorgang mit einer verantwortlichen Person sowie gegebenenfalls weiteren Vorgangsteilnehmern.

Sobald ein Risikobereich ausgemacht ist, kann der Anwender das jeweilige Risko bewerten und gegebenenfalls notwendige Gegenmaßnahmen dokumentieren. Konkrete Aktivitäten zur Adressierung des Risikos werden als „zu ergreifende Maßnahme“ hinterlegt und einem Mitarbeiter zugeordnet. Die termingerechte Umsetzung lässt sich anschließend im Dashboard überwachen. In diesem wird auch der aktuelle Risikostatus per Ampelfunktion transparent gemacht.

Alle Aktivitäten bezüglich der Risiken sind dokumentiert und jederzeit nachweisbar

Eine solche Dokumentation ist nicht nur für das interne Monitoring unerlässlich, sondern ebenso für die Nachweisführung gegenüber externen Prüfern und Behörden.

Burghardt Garske, der Geschäftsführer der humbee solutions GmbH, betont die effizienzsteigernde Wirkung von humbee in Hinblick auf die Vermeidung drohender Geschäftsführerhaftung: „Die Einrichtung eines Risikocontrolling in humbee dauert nur rund zwei Stunden. Dann sind unsere Kunden startklar: Sie können nun sehr einfach Risiken erfassen, Maßnahmen ergreifen und  umsetzen. Eine drohende Geschäftsführerhaftung lässt sich so wirksam vermeiden.“

Sie möchten live sehen, wie das Risikocontrolling in humbee funktioniert? Dann wählen Sie Ihren Wunsch-Demo-Termin aus und lernen Sie humbee in 30 Minuten kennen.

Ab sofort steht damit Hausverwaltern eine Ergänzung zur Verfügung, um Dokumente für Mieter und Eigentümer direkt aus humbee heraus in einer übersichtlichen Weboberfläche zugänglich zu machen. So haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf relevante Informationen, sei es Mietverträge, Abrechnungen oder Mitteilungen.

humbee ermöglicht es den Kunden auch, ihre Mieter und Eigentümer über aktuelle Vorgänge auf dem Laufenden zu halten, indem es gezielte Benachrichtigungen an bestimmte Zielgruppen sendet. Dies vereinfacht die Kommunikation und ermöglicht Echtzeit-Informationen zu wichtigen Ereignissen.
Im Ergebnis nimmt die Anzahl der Anfragen, die Hausverwalter erreichen, deutlich ab.

„Wir haben die Integration des Immobilienportals in humbee ausgiebig mithilfe von Pilotkunden getestet. Bereits in dieser Phase erhielten wir sehr positives Feedback. Wir freuen uns riesig, dass humbee die Effizienz von Hausverwaltungen weiter steigert“, so Burghardt Garske, Geschäftsführer der humbee solutions GmbH.

Die Zugriffsrechte für Mieter und Eigentümer werden automatisch aus den in humbee gepflegten Objekten abgeleitet, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Ein weiterer Pluspunkt ist die unkomplizierte Anmeldung für Mieter und Eigentümer, die sich mit ihren hinterlegten Kontaktdaten einfach per E-Mail oder SMS authentifizieren können.

Das Immobilienportal kann, wie auch humbee selbst, als Progressive Web-App (PWA) installiert werden, was die Nutzung noch flexibler gestaltet.

Das humbee Immobilienportal unterstreicht erneut humbee‘s Engagement, Hausverwaltungen alle Werkzeuge an die Hand zu geben, um optimal arbeiten zu können und gleichzeitig Mietern und Eigentümern einen erstklassigen Service zu bieten.

Angesichts dieser neuen gesetzlichen Pflicht sehen sich Unternehmen vor der Herausforderung, Softwarelösungen zu finden, um das Hinweisgebersystem zu implementieren.

Hauptziel des Gesetzes ist der Schutz von Personen, die in ihrer beruflichen Tätigkeit auf Verstöße aufmerksam werden und diese Informationen intern oder extern melden. Unternehmen sind verpflichtet, ein effektives Hinweisgebersystem bereitzustellen, das Mitarbeiter und andere Beteiligte nutzen, um Verstöße vertraulich zu melden. 

Die digitale Plattform und Vorgangsmanagement-Software humbee bietet eine attraktive Lösung. Unternehmen, die humbee in ihrem Betrieb verwenden, können ab sofort einen speziellen Mandanten hinzufügen. Dieser steht ausschließlich für Meldungen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz zur Verfügung. Unternehmen, die humbee noch nicht nutzen, können humbee ausschließlich für diesen Anwendungsfall buchen.

Meldungen werden per E-Mail, Webformular oder telefonisch übermittelt. Bei Einreichungen per E-Mail schickt der Hinweisgeber die Mail an die auf der Webseite angegebene E-Mail-Adresse. Sowohl beim Absenden des Webformulars als auch beim Senden einer E-Mail erstellt humbee automatisch einen Vorgang und eine Aufgabe zur Bearbeitung an eine vom Auftraggeber benannte Person. Dies ist ein Rechtsanwalt, ein Datenschützer oder ein auf Verschwiegenheit verpflichteter Mitarbeiter.
Telefonische Einreichungen werden zunächst in der Cloud-Telefonanlage erfasst, wo der Meldende sein Anliegen auf eine Mailbox spricht. Anschließend erfogt die Weiterleitung der MP3-Datei an humbee, wo automatisch ein Vorgang erstellt und eine Aufgabe für den Bearbeiter generiert wird.

Der Hinweisgeber kann komplett anonym seinen Hinweis platzieren. Zu keinem Zeitpunkt werden persönliche Daten der meldenden Person im System gespeichert. Die Software erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und wird von den humbee-Spezialisten administriert.

Unternehmen, die humbee bereits nutzen, profitieren von dieser äußerst flexiblen Möglichkeit, einen weiteren individuellen Geschäftsprozess mit humbee zu digitalisieren und ihre Effizienz erheblich zu steigern. „Es ist erwähnenswert, dass das Hinweisgeberschutzsystem mithilfe der integrierten Funktionen von humbee umgesetzt wurde, was erneut die Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit der Software unterstreicht“, so Burghardt Garske, Geschäftsführer der humbee solutions GmbH.

Unternehmen, die humbee noch nicht nutzen, können sich jederzeit von der humbee solutions GmbH zu diesem Thema beraten lassen.

Humbee erhielt in der Kategorie „Interne Kommunikation / Kollaboration“ die Auszeichnung „Exzellent“.

Die Preisverleihung fand am 29.08.2023 im Rahmen des Handelsblatt Media Group Summer Camps im Munich Urban Colab in München statt.

Der Best of Technology Award hilft bei der Identifizierung digitaler Lösungen, die dazu beitragen, Effizienz zu steigern, Datensicherheit zu gewährleisten und Kosten einzusparen.

Die digitale Plattform humbee beendet Dank vorgangsbasiertem Arbeiten die Verschwendung von Zeit & Ressourcen. Die Produktivität der Anwender steigt um ca. 30%. Statt vieler Einzellösungen für E-Mail, Dokumentablage, Aufgaben– und Dokumentenmanagement stellt humbee alle Informationen zu einem Thema an einem zentralen Ort zur Verfügung.

„Wir sind unfassbar stolz und glücklich, dass die hochkarätige Jury humbee’s enormen Nutzen für Anwender mit der Verleihung des Preises anerkennt und wertschätzt. Diese Auszeichnung ist, neben den begeisternden Success Stories unserer Kunden, ein weiterer Meilenstein, der Vertrauen schafft. Wir kommen damit unserem Ziel, die Arbeitswelt zu revolutionieren, immer näher“ so Burghardt Garske, Geschäftsführer der humbee solutions GmbH.

Durch KI-basierte, große Sprachmodelle, wie beispielsweise GPT-4, wird die Plattform in der Lage sein, natürlich-sprachlichen Input zu analysieren und automatische Antwortvorschläge zu generieren. Dies gestaltet Arbeitsabläufe effizienter und erhöht die Produktivität der Anwender.

humbee ist eine neuartige Plattform für digitale Geschäftsprozesse, die durch vorgangsbasiertes Arbeiten den Anwendern die lästige Suche nach Informationen erspart. Alle Informationen, Dokumente, Aufgaben und der E-Mail-Verkehr zu einem Thema sind an einem zentralen Ort, dem sogenannten Vorgang, zusammengefasst.

Das Ziel des Prototyps besteht darin, textliche Zusammenfassungen von Posteingängen zu erstellen, die die Anwender bei der Priorisierung ihrer Arbeit unterstützen. Ebenso werden automatisch generierte Antwortvorschläge die Bearbeitung von Anfragen wesentlich effizienter gestalten. So wie früher die Dampfmaschine die physische Arbeitskraft der Menschen vervielfachte, wird die KI dies mit der geistigen Arbeitskraft der Menschen machen.

Die Fördergelder für die Entwicklung dieses KI-basierten Prototyps stammen erneut vom Rhein-Kreis-Neuss im Rahmen des INNO-RKN Programms. Dies zeigt die Anerkennung und Unterstützung des regionalen Innovationspotenzials und fördert die Weiterentwicklung der humbee Plattform.

Der entwickelte Prototyp bildet die Basis für ein völlig neues Modul innerhalb der humbee Plattform. Die Integration von KI ist ein bedeutender Fortschritt für die Kunden. Sie profitieren von erhöhter Produktivität und verbesserten Arbeitsabläufen.

"Wir sind begeistert von der erneuten Förderung durch den Rhein-Kreis-Neuss, die es uns ermöglicht, unsere Plattform voranzutreiben und neue Maßstäbe in der Arbeitswelt zu setzen", sagt Burghardt Garske, Geschäftsführer der humbee solutions GmbH.

Für Rückfragen oder weitere Informationen erreichen Sie Burghardt Garske, Geschäftsführer von humbee solutions GmbH telefoisch unter: 0160-99771888 oder per E-Mail: burghardt.garske@humbee.de.

In dem Zusammenhang wird oft vergessen, dass kaum ein Hausverwalter dem anderen gleicht. Unternehmensgröße und Arbeitsgebiet sind dabei nur zwei mögliche Unterscheidungskriterien. Hinzu kommen die unterschiedlichen Kulturen, Mitarbeiterstrukturen und Alter der Unternehmen.

Neben WEG-Verwaltern gibt es zum Beispiel Fachleute für gewerbliche Immobilien. Ein Bestandsverwalter hat wiederum völlig andere Abläufe und Anforderungen. Eine Standardlösung ist hier bereits überfordert. Die Folge: Entweder muss sich die Hausverwaltung an die Möglichkeiten der Software anpassen oder sie arbeitet am System vorbei. Beides ist nicht erstrebenswert.

humbee ist die individualisierbare Standardlösung

Mit humbee steht nun erstmals eine Standardlösung zur Verfügung, die in kürzester Zeit eingeführt ist und dabei die individuellen Besonderheiten jedes Kunden berücksichtigt. Durch den einzigartigen Fokus auf die Vorgangsbearbeitung können Hausverwalter Mieter- und Eigentümeranfragen ebenso abgewickelt werden wie Versicherungsfälle, Handwerkeraufträge oder Eigentümerversammlungen.

Die Möglichkeit, individuelle Abläufe schnell und einfach abzubilden, macht humbee für kleine wie größere Hausverwaltungen attraktiv.

Dass humbee funktioniert, bestätigt unter anderem Volker Deppe, Geschäftsführer und Inhaber der IVWF GmbH in Rhede: „Wir haben erhebliche Zeitersparnisse durch humbee, sodass wir neue Objekte mit dem gleichen Personal bearbeiten können.“

Rechtssicheres DMS bereits enthalten

Ergänzt wird humbee um ein Portal, das die Kommunikation mit den Mietern vereinfacht. Durch das rechtssichere Dokumentenmanagement System können Hausverwalter auch Eingangsrechnungsprozesse integrieren. Im Zusammenspiel mit dem Abrechnungssystem entsteht so eine Anwendungsarchitektur, die einfach und flexibel zugleich ist. Ganz nebenbei sparen Hausverwalter die Anschaffung einer separaten DMS Software.

Viele Unternehmen, die DMS erfolgreich einführen, sparen Zeit und Geld. Nebenbei archivieren sie Dokumente und erfüllen somit gesetzliche Auflagen zur rechtssicheren Aufbewahrung von Dokumenten.

So ausgereift wie heutige Dokumenten Management Systeme auch sind, ihren Zenit haben sie überschritten! Anwender jonglieren neben digitalen Dokumenten, mit E-Mails. Sie müssen außerdem ihre Aufgaben verwalten und den Informationsfluss im Unternehmen aufrechterhalten. Der Arbeitsalltag ist geprägt von ständigem Suchen nach Informationen und häufigen Störungen. Ein Dokumentenmanagement System ist hier nur noch bedingt hilfreich.

Die humbee solutions GmbH aus Meerbusch hat einen konzeptionell neuen Ansatz mit humbee umgesetzt: Nicht mehr das Dokument steht im Mittelpunkt der Betrachtung, sondern der Vorgang. Dieses Konzept ist enorm leistungsfähig, denn alles, was wir geschäftlich erledigen, sind Vorgänge.

In einem Vorgang befinden sich nicht nur alle relevanten Dokumente. Es kommen auch Informationen, Aufgaben und E-Mails hinzu. Der Vorgang wird so zum Ort an dem Mitarbeiter alle Informationen zu einem Thema finden. Die Sucherei hört auf. Die erzielte Zeitersparnis ist enorm.

Es ist an der Zeit, veraltete DMS-Systeme gegen ein modernes System wie humbee, auszutauschen. humbee stellt alle bewährten DMS-Funktionen bereit und hebt diese durch den konzeptionell neuen Ansatz auf ein völlig neues Niveau.

Es versteht sich von selbst, dass eine junge Software als native Cloud Anwendung gebaut ist und sich die Benutzeroberfläche an modernsten ergonomischen Prinzipien orientiert. Eine schnelle und unkomplizierte Einführung ist damit garantiert. Die hohe Weiterempfehlungsquote von zufriedenen Kunden belegt die Überlegenheit des Konzepts.

Ein Arbeitstag pro Woche geht im Durchschnitt für unabgestimmte Prozesse verloren, weil Menschen nach Informationen suchen müssen.

Das bedeutet unnötigen Stress für Mitarbeiter und hohe Kosten für Unternehmen. Lösungen, die hier helfen sollen, vergrößern das Problem oft, denn sie konzentrieren sich auf Dokumente, nicht auf Vorgänge.

Die digitale Plattform humbee setzt darum genau hier an. Wo die großen Zeitfallen lauern, wie Sie sie vermeiden können und wie unsere Lösung Ihnen dabei helfen kann, erfahren Sie in unserem kostenfreien Webcast am 20. Oktober 2022 um 11.45 Uhr.

1. Viele Tools, wenig Durchblick: Weshalb Dokumenten-zentrierte Organisation scheitert
2. Digitalisierung weiterdenken: Vorgangs-zentrierte Organisation
3. Einfach & smart: So arbeitet humbee (Lösungsdemonstration)
4. Sie fragen – wir antworten

Unseren Kunden wertvolle Zeit zurückgeben – das ist unsere Mission bei humbee. Unsere Lösung ermöglicht das Arbeiten und Speichern in einer einzigen Oberfläche, über alle Kanäle und Dokumententypen hinweg. So können sich die Nutzer wieder auf das Wesentliche konzentrieren und mehr erreichen.

Sie haben Fragen zu humbee? Dann melden Sie sich gern direkt bei Burghardt Garske, Geschäftsführer humbee solutions GmbH. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

Eventdatum: Donnerstag, 20. Oktober 2022 11:45 – 12:30

Eventort: Online