Bei der Arbeit aus dem Homeoffice kommen analoge, papierbezogene Prozesse an ihre Grenzen. Obendrein ist eine manuelle Rechnungserfassung zeitaufwendig, fehleranfällig und führt bei dezentralem Eingang zu unnötiger Mehrarbeit und Verzögerungen. Die Digitalisierung dieses Segments schafft nicht nur Transparenz und reduziert Fehler, sondern ermöglicht auch erhebliche Kosteneinsparungen – durch die Optimierung des gesamten Ablaufes sowie durch Einhaltung von Skontofristen.

PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, bietet mit seinem browserbasierten Eingangsrechnungsworkflow eine Lösung für eine digitale, effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Alle Standardprozesse, von der Belegerfassung bis zur Buchung, werden automatisiert und – auch bei dezentralem Eingang – über den zentralen Workflow bearbeitet. Dennoch haben alle Standorte und beteiligten Mitarbeiter*innen ortsunabhängig und mobil jederzeit Zugriff auf den Verarbeitungsprozess. Liege- und Transportzeit bei der Prüfung und Freigabe werden durch den digitalen, KI-gestützten Weg erheblich minimiert, eine manuelle Erfassung und Prüfung im ERP-System entfallen.

Denn durch die Nutzung von Standards wie XML lässt sich das PROXESS-Modul „Digitaler Rechnungseingang“ unkompliziert in die vorhandene IT-Umgebung eines Unternehmens, beispielsweise ERP oder FiBu, integrieren und verfügt über Schnittstellen zu E-Mail-Programmen, Office-Anwendungen und weiteren PROXESS-Modulen. Somit ist die Handhabung für die Mitarbeiter*innen denkbar einfach. Der Zugang ist browserbasiert via PROXESS Web Client möglich, was die notwendige Flexibilität für dezentrales Arbeiten mit sich bringt.

Als Erweiterung sorgt das Modul „PROXESS Belegleser“ für eine automatische Prüfung digital eingehender oder eingescannter Rechnungen. Relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, -datum, -nummer, Kreditor, Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge werden ausgelesen. Anschließend erfolgt automatisiert eine Prüfung auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten und Beträge mittels mathematischer Regeln sowie KI-basierter Methoden. So können Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Das System zieht Erfahrungswerte aus der Praxis zur Prüfung heran und lernt mittels KI. Dieser selbstlernende Ansatz führt zu einer laufenden Systemoptimierung im Hintergrund.

Nach der Datenextraktion und -überprüfung werden die erkannten Rechnungsdaten nahtlos an den Eingangsrechnungsworkflow übergeben. Dieser steuert notwendige Prüfungs- und Freigabeprozesse und leitet Eingangsrechnungen zielgerichtet durchs Unternehmen, bis zur FiBu und dem Archiv als zentrale Endpunkte. Die Prüfung, Freigabe und Versendung der Rechnungen können automatisch oder manuell, regelbasiert, an die individuellen Prozessanforderungen des Unternehmens angepasst erfolgen. Die Weiterleitung von Aufgaben an verantwortliche Personen erfolgt automatisch, mit einer entsprechenden Benachrichtigung via E-Mail. Wo und in welchem Status sich eine Rechnung befindet und wer sie zuletzt bearbeitet hat, ist jederzeit digital einsehbar. Alle beteiligten Kolleg*innen können den Bearbeitungsstatus standortunabhängig via PROXESS Web Client abrufen und haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Dokumente, was die interne, dezentrale Zusammenarbeit und die Informationstransparenz nachhaltig verbessert. Wenn der Bearbeitungsprozess abgeschlossen ist, erfolgt die rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung der Rechnung, inklusive aller Bearbeitungsschritte, im digitalen PROXESS Archiv. Durch die automatische Übergabe von Schlagworten ist eine komfortable Suche auch für Mitarbeiter*innen ohne Zugriff auf den Workflow garantiert.

Über die PROXESS GmbH

Akzentum und HABEL, zwei Softwareunternehmen, die sich bereits seit Anfang der 1990er Jahre mit der Digitalisierung von Dokumenten beschäftigen, haben Ihre Kompetenzen gebündelt und agieren seit 01. September 2019 gemeinsam unter dem neuen Unternehmensnamen PROXESS GmbH. Mit langjähriger Erfahrung entwickelt die PROXESS GmbH zukunftsweisende Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement, wie Lösungen für digitale Archivierung, automatische Belegverarbeitung und Dokumentenworkflow.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

PROXESS GmbH
Untere Hauptstraße 1 – 5
78604 Rietheim-Weilheim
Telefon: +49 (7461) 9353-0
Telefax: +49 (7461) 9353-99
http://www.proxess.de/

Ansprechpartner:
Sabine Ahlgrim
Marketing
Telefon: 023646655327
E-Mail: s.ahlgrim@proxess.de
Nadine Konstanty
Pressekontakt
Telefon: +49 (211) 730633-60
Fax: +49 (211) 730633-89
E-Mail: nadine@konstant.de
Für die oben stehende Pressemitteilung ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.

counterpixel