KI in der Verwaltung

Copilot – Mehr als nur ein smarter Assistent

Copilot ist ein KI-gestützter Begleiter, der bei komplexen Aufgaben unterstützt, Texte formuliert, Daten analysiert, Zusammenfassungen erstellt, kreative Ideen liefert und sogar bei der Bürgerkommunikation hilft. Im Workshop werden unter anderem konkrete Anwendungsfälle für die Verwaltung besprochen.

„Richtig eingesetzt, kann Copilot meine Mails vorsortieren, die To-Do-Listen überwachen und auch Abstimmungsbedarf mit KollegInnen erkennen“, erklärt Jasmin Diekmeier aus dem Team Cloudtechnologien. „Damit habe ich einen leistungsfähigen digitalen Assistenten an meiner Seite, der bei der Organisation des Arbeitsalltags unterstützt.“ Auch die Funktion der Besprechungsaufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung sei sehr beliebt.

Datenschutz und Informationssicherheit – die immerwährende Frage

Welche Daten in Copilot eingegeben werden dürfen, muss durch die Verwaltung festgelegt werden. Es gilt jedoch, personenbezogene Daten ebenso wie Geschäftsgeheimnisse zu schützen. Bei Copilot handelt es sich um ein US-amerikanisches Produkt, deshalb muss im Rahmen der Datenschutz-Folgenabschätzung vor allem die Rechtslage in den USA bewertet und der Rechtsrahmen für den Drittlandtransfer betrachtet werden.

Die Einführung von KI in der Verwaltung ist daher kein Selbstläufer. Ohne Schulung besteht die Gefahr, dass Copilot falsch eingesetzt wird – sei es durch Missverständnisse, ineffiziente Nutzung oder Unsicherheit im Umgang mit sensiblen Informationen. Der Workshop endet mit dem Ausblick auf eine strukturierte Pilotierung und schafft so Sicherheit, Kompetenz und Vertrauen. Gemeinsam werden die Rahmenbedingungen für einen datenschutzkonformen Einsatz der KI geschaffen. Damit „Schatten-KI“ in der Verwaltung nicht Fuß fasst.

Fazit: Copilot kann Verwaltung verändern – wenn wir ihn richtig einsetzen

KI-Workshops sind ein wichtiger Schritt, um sinnvolle Anwendungsbeispiele zu identifizieren. Denn nur wer versteht, welche Funktionen Copilot und andere KI-Systeme mitbringen, kann sie als echten Partner im Arbeitsalltag erleben.
Moderne Verwaltung setzt auf smarte Lösungen – und wird mit Copilot schneller und effizienter.

Was wir mitnehmen

• Copilot ist ein mächtiges Werkzeug, dessen Rahmenbedingungen sauber definiert werden müssen.
• Als digitaler Assistent schafft Copilot uns Freiraum für strukturiertes Arbeiten.
• Datenschutz und Informationssicherheit müssen mitgedacht und mitgemacht werden.