¿Por qué las empresas españolas deberían elegir un proveedor europeo de Background Checks?

Un Background Check profesional puede incluir, según el puesto, el país y la base jurídica aplicable, información sobre identidad, experiencia profesional, formación académica, conflictos de interés, sanciones, exposición política, situación financiera o fuentes públicas y medios de comunicación. Precisamente por ello, según Validato, el principio no debería ser «cuanta más información, mejor», sino «únicamente la información necesaria, legalmente permitida y proporcional al riesgo de la función». España es un buen ejemplo: la normativa de protección de datos establece límites claros para determinadas verificaciones, y el tratamiento de antecedentes penales en procesos de selección está sujeto a condiciones legales especialmente estrictas. Realizar Background Checks en Europa requiere, por tanto, algo más que acceso a bases de datos globales: requiere comprender el contexto jurídico local.

Para una empresa española, trabajar con un proveedor europeo especializado puede simplificar la arquitectura de protección de datos. El RGPD establece requisitos específicos cuando los datos personales salen del Espacio Económico Europeo. Existen mecanismos legales para realizar transferencias internacionales, pero existe una diferencia importante entre poder transferir datos legalmente y evitar una transferencia internacional cuando no es necesaria. Especialmente cuando se trata de información sobre candidatos y empleados, reducir transferencias, jurisdicciones y participantes en la cadena de tratamiento puede contribuir a un modelo más sencillo y controlable. La localización de los datos fue durante mucho tiempo principalmente una cuestión técnica; hoy es también una cuestión estratégica, a medida que Europa debate cómo reforzar su autonomía digital y reducir determinadas dependencias tecnológicas. HR no está fuera de este debate: los datos sobre las personas forman parte de la información más sensible de una organización, y las empresas deberían saber no solo dónde están almacenados sus datos, sino también quién los procesa, qué legislación se aplica, qué subencargados participan y desde qué países puede accederse a ellos.

Hay una distinción fundamental, según Validato: realizar Background Checks globalmente no significa que los datos deban almacenarse globalmente. Una empresa española puede necesitar verificar a una persona que haya estudiado o trabajado en Alemania, Suiza, Estados Unidos, Brasil, India o Singapur; el proveedor debe poder operar internacionalmente y entender qué verificaciones son legal y prácticamente posibles en cada jurisdicción, pero la plataforma, la gestión de los casos y el almacenamiento central de los datos pueden permanecer en Europa. Esto permite combinar dos objetivos: Global Screening Capability y European Data Governance. Las empresas europeas están revisando además sus cadenas de suministro, proveedores tecnológicos, dependencias de cloud y riesgos de terceros, y la selección de un proveedor de Background Checks debería formar parte de esta reflexión: un proveedor de screening tiene acceso temporal a información altamente sensible sobre las personas que forman, o formarán, parte de una organización, por lo que su propiedad, jurisdicción, infraestructura tecnológica, subencargados y modelo de tratamiento de datos pueden ser tan relevantes como las funcionalidades de su plataforma. Elegir un proveedor europeo especializado no significa, sin embargo, limitar los Background Checks a Europa: las empresas españolas necesitan proveedores capaces de operar globalmente, y la diferencia está en desde dónde se gobierna esa actividad global y dónde permanecen los datos sensibles.

«Este es precisamente el modelo que seguimos en Validato: Global Screening Capability, European Data Governance. Las empresas pueden realizar Background Checks con nosotros en todo el mundo, siempre dentro de las posibilidades legales y prácticas de cada país, mientras los procesos centrales y los datos asociados se procesan y almacenan en Suiza y la UE. No creemos en comprobar todo simplemente porque técnicamente sea posible, sino en comprobar lo que realmente importa, de forma legal, proporcional y basada en el riesgo específico de cada función», explica André Naef, CEO de Validato. En un entorno marcado por nuevas tensiones geopolíticas, riesgos de ciberseguridad y un creciente debate sobre soberanía digital, la elección de un proveedor de Background Checks puede formar parte de la estrategia europea de datos y Human Risk Management de una empresa: European roots, global reach, Human Risk Management made in Europe.