Pharmagroßhandel: Warenbewegungen lückenlos dokumentieren

Für Sie als Lagerleitung, Logistikverantwortlichen oder Entscheider bedeutet das: Es muss nachvollziehbar sein, welcher Artikel wann, in welcher Menge und zwischen welchen Lagerplätzen bewegt wurde. Fehlen einzelne Buchungen, entstehen Differenzen zwischen System- und Ist-Bestand – und damit Probleme bei Kommissionierung, Nachversorgung und Bestandsplanung.

Die COSYS Bestandsmanagement Software setzt deshalb direkt an der Warenbewegung an und schafft eine durchgängige Datengrundlage für das Tagesgeschäft.

Jede Warenbewegung dort buchen, wo sie entsteht

Eine verlässliche Bestandshistorie beginnt im Wareneingang. Ihre Mitarbeiter erfassen eintreffende Artikel per MDE-Gerät oder Smartphone direkt zum Auftrag. Mengen sowie bei Bedarf Charge und weitere relevante Artikeldaten werden der Buchung zugeordnet. Bei der Einlagerung kommt der konkrete Lagerplatz hinzu.

Dieses Prinzip setzt sich durch das Lager fort. Umlagerungen werden beim Wechsel des Lagerplatzes erfasst, Kommissionierungen dem jeweiligen Auftrag zugeordnet und Auslagerungen entsprechend verbucht. Statt Warenbewegungen später am Arbeitsplatz nachzutragen, entsteht die Dokumentation parallel zum tatsächlichen Prozess.

Im COSYS WebDesk laufen die Informationen zentral zusammen. Verantwortliche sehen aktuelle Bestände, Lagerplätze und Artikelverläufe und können nachvollziehen, welche Bewegungen zuvor stattgefunden haben.

Gerade bei hohen Auftragsvolumina ist diese Historie entscheidend: Eine Bestandsabweichung lässt sich wesentlich schneller klären, wenn die zugrunde liegenden Buchungen verfügbar sind.

Bestandsmanagement für ein Sortiment mit hohen Anforderungen

Lückenlose Dokumentation ist im Pharmagroßhandel kein Selbstzweck. Sie bildet die Grundlage dafür, dass die Bestandsmanagement Software mit belastbaren Daten arbeitet.

Mindest- und Meldebestände helfen bei der rechtzeitigen Nachversorgung. Artikelverläufe und Umschlagshäufigkeiten zeigen, wie sich einzelne Positionen entwickeln. Auch Inventuren können in COSYS durchgeführt werden. Festgestellte Differenzen lassen sich dokumentieren und Korrekturbuchungen bleiben nachvollziehbar.

Für chargengeführte Artikel können zusätzlich Chargeninformationen erfasst werden. Gleiches gilt für Verfallsdaten, wenn diese für den jeweiligen Bestand relevant sind. Dadurch bleibt die Bestandsinformation mit den operativen Warenbewegungen verbunden, anstatt parallel in separaten Listen geführt zu werden.

Das reduziert vor allem eines: Informationslücken zwischen Lager und System.

Warenfluss und Lademittel gemeinsam betrachten

Mit der Auslagerung endet die Logistik eines pharmazeutischen Großhändlers nicht. Ware wird für Touren bereitgestellt und in Transportboxen, auf Paletten oder mit weiteren Ladungsträgern an Apotheken und andere Empfänger ausgeliefert. Gleichzeitig müssen Mehrweg-Ladungsträger wieder zurückgeführt werden.

Die COSYS Lademittelverwaltung ergänzt deshalb die Warenbuchungen um die Bewegungen der eingesetzten Ladungsträger. Ausgaben und Rücknahmen können digital dokumentiert sowie Standorten oder Geschäftspartnern zugeordnet werden. Über Lademittelkonten bleibt sichtbar, wo sich Behälter, Paletten oder andere Mehrweg-Ladungsträger befinden.

Für Ihre Logistik entsteht dadurch ein vollständigeres Bild: Der Warenfluss wird nicht am Lagertor abgeschnitten, während die zugehörigen Transportmittel anschließend aus der digitalen Betrachtung verschwinden.

Prozessdaten nutzen: Business Intelligence, Forecasting und Task Management

Eine sauber dokumentierte Warenbewegung liefert gleichzeitig Daten darüber, wie Ihr Lager tatsächlich arbeitet. COSYS nutzt diese Datengrundlage deshalb auch für Business Intelligence und weiterführende Prozessanalysen.

Dashboards können Bestände, Bewegungen, Umschlagshäufigkeiten oder Auftragsdurchlaufzeiten zusammenführen. Über Drilldowns lassen sich auffällige Kennzahlen bis zu einzelnen Scans und Buchungen untersuchen. Die Prozessanalyse und Process Mining helfen dabei, wiederkehrende Abweichungen zu erkennen – etwa ungewöhnlich viele Umlagerungen oder Verzögerungen innerhalb bestimmter Prozessschritte.

Forecasting ergänzt diese Rückschau um die erwartete Entwicklung. Historische Absatz- und Bewegungsdaten können genutzt werden, um zukünftige Bedarfe nach Artikel, Standort oder Zeitraum einzuschätzen.

Mündet eine Analyse in konkreten Handlungsbedarf, kann Task Management die operative Brücke schlagen. Eine Bestandsabweichung muss kontrolliert oder ein Prozess geprüft werden? Die entsprechende Aufgabe kann gezielt an den zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.

So entsteht aus der Dokumentation der Warenbewegungen nicht nur eine Historie, sondern eine Datenbasis für die weitere Lagersteuerung.

Nachvollziehbarkeit beginnt beim ersten Scan

Für den Pharmagroßhandel sind verlässliche Bestände und nachvollziehbare Warenbewegungen eng miteinander verbunden. Je konsequenter Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung und Auslagerung digital erfasst werden, desto belastbarer sind die Informationen für Lagerleitung und Disposition.

COSYS verbindet dafür Bestandsmanagement Software und Lademittelverwaltung mit mobiler Datenerfassung, MDE-Hardware, Schnittstellen und Geräteservices. Business Intelligence, Forecasting, Prozessanalyse und Task Management nutzen die dabei entstehenden Daten für weiterführende Auswertungen und Steuerungsaufgaben.

Auch im Umfeld der expopharm in München bleibt die Digitalisierung der Apothekenversorgung ein relevantes Thema.

Sie möchten die Warenbewegungen in Ihrem Pharmagroßhandel durchgängig dokumentieren und Ihre Bestände transparenter führen? Testen Sie die COSYS Bestandsführung kostenlos und unverbindlich mit den Demo-Apps im Google Play Store und Apple App Store. Gerne zeigen wir Ihnen anschließend, wie sich Bestandsmanagement und Lademittelverwaltung in Ihre bestehenden Lager- und Belieferungsprozesse integrieren lassen.