KI in der Kommunalverwaltung: Die Stadt Viechtach arbeitet seit Mai 2026 an fünfzehn Arbeitsplätzen mit einem KI-Assistenten im Rathaus

KI in der Kommunalverwaltung: Ein Assistent übernimmt im Rathaus die wiederkehrende Arbeit

Der Beitrag „KI in der Kommunalverwaltung: Wo ein Assistent im Rathaus heute schon hilft“ beschreibt den Alltag in der Stadtverwaltung Viechtach. Dort arbeiten seit Mai 2026 fünfzehn Arbeitsplätze mit dem KI-Assistenten amaiko, eingeführt und begleitet von PASSION4IT. Er stellt Unterlagen für Sitzungen zusammen, baut aus vorhandenem Material eine erste Präsentation, findet die Stelle, an der eine Zahl oder Auskunft steht, und entwirft Schreiben und Vermerke, die das Haus selbst prüft und fertig macht. Für die IT der Stadt bedeutete das keine zusätzliche Infrastruktur, weil der Assistent in der vorhandenen Microsoft-365-Umgebung läuft. Die Stadt ist dabei in Etappen vorgegangen, erst kam Microsoft 365, dann der Assistent. Bürgermeister Hans Greil bietet anderen Verwaltungen an, sich direkt in Viechtach nach den Erfahrungen zu erkundigen.

Softwareauswahl-Beratung: Ein Drehbuch mit echten Anwendungsfällen ersetzt das Lastenheft

Im Beitrag „Softwareauswahl-Beratung: Was sie leistet, was sie kostet und wann sie sich lohnt“ geht es um Systeme, die viele Jahre bleiben, etwa ERP, CRM oder DMS. Eine unabhängige Beratung übersetzt die Arbeit eines Unternehmens in prüfbare Anwendungsfälle. Drei bis fünf Anbieter führen an genau diesen Fällen live vor, was ihre Software kann, und eine Jury aus dem eigenen Haus entscheidet. Ob eine Beratung unabhängig ist, zeigt sich daran, womit sie Geld verdient. Wer an Lizenzen oder an der Einführung verdient, bringt einen Favoriten mit in die Auswahl. Verglichen werden auch die laufenden Kosten der Folgejahre. PASSION4IT rechnet die Smarte Softwareauswahl nach Aufwand in Personentagen ab, den Umfang bestimmen die Zahl der Anwendungsfälle, der Anbieter und die Größe der Jury. Der Beratungsanteil kommt für die BAFA-Förderung in Betracht, in Bayern mit höchstens 1.750 Euro Zuschuss.

Alternativen zu Microsoft 365 aus Deutschland und der EU: Keine Lösung ersetzt das Paket eins zu eins

Der Beitrag „Welche Alternativen zu Microsoft 365 gibt es aus Deutschland oder der EU?“ stellt openDesk, Nextcloud Hub und Stackfield nach Anbieterangaben nebeneinander. openDesk kommt dem Funktionsumfang am nächsten, ist aber für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Nextcloud Hub deckt Dateien, Kommunikation, Groupware und Office ab und lässt sich selbst betreiben. Stackfield ist stark bei Aufgaben und Abstimmung im Team. Keine der drei ersetzt den Microsoft-365-Stack vollständig und jede ergänzende Anwendung bringt eine weitere Schnittstelle. Vor einem Wechsel lohnt deshalb der Blick nach innen. Fehlen Regeln zu Ablage, Kanälen und Berechtigungen, wandert die Unordnung in jedes neue System mit. Ins Prüfverfahren gehören ausdrücklich die Übernahme bestehender Postfächer und Berechtigungen und die Kosten über mehrere Jahre. PASSION4IT ist an keinem der genannten Anbieter beteiligt.

Die Beiträge im Überblick

„KI in der Kommunalverwaltung: Wo ein Assistent im Rathaus heute schon hilft“ · „Softwareauswahl-Beratung: Was sie leistet, was sie kostet und wann sie sich lohnt“ · „Welche Alternativen zu Microsoft 365 gibt es aus Deutschland oder der EU?“

Verwaltungen, die mit einem KI-Assistenten beginnen wollen, starten mit wenigen Arbeitsplätzen und Aufgaben, die es in jedem Rathaus gibt. PASSION4IT führt amaiko gemeinsam mit der IT im Haus ein, begleitet den laufenden Betrieb und schult die Mitarbeiter über die PASSION4IT Academy. Der Listenpreis liegt bei 499 Euro pro Nutzer und Jahr. Wie das in Viechtach aussieht und wie man einen Termin für das Erstgespräch bekommt, zeigt passion4it.de/kommunen auf einer Seite. Unternehmen, die vor einer Softwareentscheidung stehen, klären die Ausgangslage mit dem Digital Check zum Festpreis von 3.950 Euro zuzüglich Reisekosten. Das Angebot und alle Fachbeiträge dieser Woche stehen unter passion4it.de/presse zum Nachlesen bereit.