Das Klinikum Dortmund ist das größte Krankenhaus in Nordrhein-Westfalen. Als Haus der Maximalversorgung bietet es mit 1.422 Betten Tag für Tag medizinische Spitzenleistung. Ein zuverlässiges Qualitätsmanagement, das die Anforderungen an die „Gute Arbeitspraxis“ (GxP) erfüllt, gehört deshalb zum täglichen Anspruch des „Instituts für Transfusionsmedizin, Laboratoriumsmedizin und Medizinische Mikrobiologie“ (ITLM)  im Klinikum. Zu diesem Zweck ist das Dokumentenmanagementsystem roXtra im ITLM der Klinikum Dortmund gGmbH bereits seit 2012 erfolgreich im Einsatz.

Arzneimittelhersteller sind verpflichtet zu validieren

Das Klinikum gliedert sich in insgesamt 25 Kliniken, die eine allumfassende Versorgung in nahezu allen medizinischen Fachrichtungen bieten. Hinzu kommen fünf Institute, die unter anderem Medikamente, Lösungen und Blutspenden für die Kliniken produzieren. Darunter auch das ITLM, das die Blutspenden von mehreren tausend freiwilligen Spenderinnen und Spendern untersucht und für die Anwendung aufarbeitet.

Die resultierenden sogenannten „Blutprodukte“ gelten als Arzneimittel und unterliegen damit in Deutschland den Bestimmungen des Arzneimittelgesetzes (AMG), des Transfusionsgesetzes (TFG) und den Richtlinien der Bundesärztekammer zur Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen (RiliBÄK). Nach diesen Bestimmungen müssen bei der Produktion erhöhte Qualitätsstandards und gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. „Als arzneimittelherstellender Betrieb sind wir laut der Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV) dazu verpflichtet, unsere Herstellungs- und Prüfverfahren zu validieren. Dazu zählen neben den direkten Produktionsprozessen auch unterstützende IT-Systeme wie roXtra, die Einfluss auf die Rückverfolgbarkeit unserer Produkte haben können“, erklärt Stephanie Korzeniewski, Qualitätsmanagementbeauftragte des ITLMs.

Vorgaben und Orientierungshilfe für die Validierung bieten hierbei die Richtlinien der „Guten Herstellungspraxis“ (GMP) und „Guten Laborpraxis“ (GLP). An diesen hat sich auch das Team des ITLMs zur Validierung der QM-Software roXtra orientiert. Die GMP- und GLP-Richtlinien benennen Anforderungen an computergestützte Systeme, darunter die eindeutige Revisionierung, die regelmäßige Durchführung von Sicherungskopien, kontrollierte und dokumentierte Änderungsroutine sowie ein auf geschulte und befugte Nutzer beschränkter Zugang zum System. Damit diese und weitere Vorgaben zum Schutz von Patientensicherheit, Produktqualität, Datenintegrität und lückenloser Rückverfolgbarkeit erfüllt werden, stellt das ITLM ausreichend Ressourcen für ihre umfangreichen Validierungsaktivitäten bereit. „Die erstmalige Validierung von roXtra hat einige Zeit in Anspruch genommen. Insgesamt haben zwei unserer Mitarbeiter etwa drei Monate mit der Planung und Durchführung verbracht. Die positive Rückmeldung bei der Begehung durch die Bezirksregierung Arnsberg hat uns aber darin bestärkt, dass der Aufwand berechtigt und sinnvoll ist“, erzählt Korzeniewski, „ohne externe Berater hat unser Team ein Konzept zu Validierung von roXtra entwickelt und erfolgreich umgesetzt“.

Zur Strukturierung und Dokumentation der Validierung wurden alle Schritte sorgfältig in Form eines Validierungsplans (VP) vorbereitet und organisiert. Aufbauend auf den VP können beispielsweise Benutzeranforderungen und Funktionale Spezifikationen gegenübergestellt und dokumentiert werden. Dies gewährleistet, dass das System die Nutzeranforderungen erfüllt oder zeigt Punkte auf, zu denen weitere Maßnahmen (z. B. Konfigurationen) notwendig sind. Die Übersicht von Anforderungen und Funktionen ermöglicht zudem die strukturierte Durchführung weiterer Schritte, wie beispielsweise der Risikoanalyse und der Qualifizierung.

Alle Ergebnisse, Änderungen, Abweichungen und Maßnahmen der Validierungsaktivitäten werden im Validierungsbericht (VB) dokumentiert. Darin wird beurteilt, ob das System valide ist oder ob die Validität an weitere Bedingungen geknüpft werden muss. Zudem beinhaltet der VB Vorgaben zum validen Systembetrieb und der Revalidierung.

Der Ablauf der Validierung der QM-Software roXtra beim Klinikum Dortmund

Im Rahmen der Validierungsaktivitäten wird im ITLM regelmäßig überprüft, ob alle Benutzeranforderungen, die im Validierungsplan festgehalten sind, vom System erfüllt werden. Dazu zählen beispielsweise, ob die Erfassung, Verwaltung und Prüfung der Dokumente gemäß Vorgaben möglich und nachvollziehbar sind, die Freigabe und Archivierung nur durch den berechtigten Personenkreis erfolgen kann und die Dokumente erst nach erfolgter Freigabe für die Leser einzusehen sind.

Dank seiner Benutzerfreundlichkeit vereinfacht und verkürzt roXtra diese Validierungstätigkeiten und unterstützt durch hilfreiche Funktionen die eigene Validierung. Vom Team der Klinikum Dortmund gGmbH wird beispielsweise die Funktion „Ordnerreport“ genutzt, die die vereinfachte Auswertung der Aufbewahrungsfristen der in roXtra archivierten Dokumente ermöglicht. Mit dieser Funktion lassen sich Übersichten aller Dokumente im System z. B. als Excel-Listen exportieren. Zur Vereinfachung der Validierungstätigkeiten wurde auf Wunsch des ITLMs der Ordnerreport durch das Team der Rossmanith GmbH kundenspezifisch erweitert (siehe Abbildung 2).

Die ausführliche Auswertung der Validierungsaktivitäten erfolgt im Validierungsbericht. Dieser enthält zudem Informationen über durchgeführte und notwendige Schulungen der roXtra Nutzer sowie Anforderungen an die Änderungsroutine. Finden Änderungen – beispielsweise Updates – am System statt, wird das System oder eben die vom Update betroffenen Teile des Systems nach dem Vier-Augen-Prinzip überprüft und entsprechend revalidiert. Aufgrund ihrer Expertise und der Nutzerfreundlichkeit von roXtra, konnte das Team des ITLMs die Software ohne die Hilfe externer Beratung validieren. Ein Mitgrund hierfür ist sicherlich auch, dass bereits vor der Auslieferung von der Rossmanith GmbH sichergestellt wird, dass alle Funktionen in roXtra reibungslos funktionieren.

Die Validierung eines Systems findet stets in dessen Anwendungsumfeld statt. Dennoch unterstützen die intensiven Testverfahren während der Entwicklung und Verbesserung von roXtra bereits im Vorfeld dabei, sicherzustellen, dass die Benutzeranforderungen erfüllt werden. Die Testverfahren mit über 4000 automatischen Tests und zahlreiche manuelle Kontrollprozesse vor und während der Installation des Systems sowie von Updates, ermöglichen es die Wahrscheinlichkeit von Fehlern auf ein Minimum zu reduzieren. Da roXtra entsprechend den Kundenwünschen und ihrer Benutzeranforderungen konfiguriert werden kann, müssen vor allem diese kundenspezifischen Einstellungen vor Ort validiert werden. „Nach den Ergebnissen der Validierung konnte roXtra ohne Einschränkung als valide erklärt und freigegeben werden. Die erstmalige vollständige Validierung dient uns seitdem als Vorlage für die folgenden regelmäßigen Überprüfungen und ermöglicht den Zeitaufwand für diese deutlich zu minimieren“, berichtet Korzeniewski.

Das positive Feedback der Bezirksregierung Arnsberg und damit einhergehend die erfolgreiche Validierung im ITLM bestätigen den qualifizierten und effektiven Einsatz des Dokumentenmanagementsystems roXtra im GxP-regulierten Umfeld.

Durch die Zusammenarbeit des ITLMs und der Rossmanith GmbH wird zudem die Verbesserung von roXtra unterstützt. „Wir sind stets darauf bedacht unsere Produkte weiterzuentwickeln und die Anwendung, Validierung und Qualifizierung beim Kunden so einfach wie möglich zu machen“, erklärt Marc Schukey, Geschäftsführer der Rossmanith GmbH.

Über die Rossmanith GmbH

Die Rossmanith GmbH ist einer der deutschlandweit führenden Anbieter für Software-Lösungen im Bereich Qualitäts- und Prozessmanagement. Kernprodukt ist das webbasierte Dokumentenmanagement-System roXtra. Die Software ist auf die spezifischen Anforderungen der normgerechten Dokumentenlenkung für unterschiedlichste Branchen und Anwendungsgebiete ausgerichtet. Des Weiteren gehören Produkte und Dienstleistungen zu den Themen CAQ, Auditmanagement sowie elektronische Mustervorlagen für die Erstellung von QM-Dokumentationen nach verschiedensten Normen zum Portfolio.

Rossmanith bietet mit über 18 Jahren Erfahrung am Markt und einem stetigen Austausch mit Experten und Kooperationspartnern ein praxisorientiertes Know-how auf höchstem Niveau.
Über 7.000 Kunden jeglicher Branchen und Größen vertrauen auf die Expertise und die Lösungen von Rossmanith.

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