Bevor die erste Seite online geht: Wer bei Ihrem Intranet schreibt, freigibt und wieder löscht

Ein Intranet startet fast immer mit Schwung: neues Design, durchdachte Struktur, eine Projektleitung, die jede Seite einmal persönlich freigegeben hat. Ein Jahr nach Go-live sieht die Realität oft anders aus. Handbuchseiten mit Stand von vor zwei Jahren, News-Beiträge, die niemand mehr aktualisiert, FAQ-Seiten mit längst überholten Antworten. Die Technik hat sich in der Zwischenzeit nicht verändert. Was fehlt, ist eine Antwort auf eine unbequeme Frage: Wer ist eigentlich zuständig, wenn der Projektabschluss längst gefeiert ist?

Wer schreibt, wer entscheidet, wer löscht

Genau diese Frage muss geklärt sein, bevor die erste Seite online geht, nicht danach. Ein Redaktionsteam mit klaren Rollen ist mindestens so wichtig wie die Plattform selbst: eine zentrale Redaktion, die Standards setzt und den Überblick behält, dezentrale Redakteur:innen in den Fachbereichen, die ihre Inhalte selbst pflegen und wenn es unbedingt nötig ist, fachliche Reviewer:innen, die vor der Veröffentlichung noch einmal draufschauen.

Genauso wichtig sind verbindliche Standards. Welche Inhaltstypen gibt es? News, Kurzmeldung, Handbuchseite, FAQ, Personen- oder Team-Seite, und wie ist jede davon aufgebaut? Welche Tonalität gilt unternehmensweit? Und oft der entscheidende Punkt: Welche Inhalte werden in welchem Turnus zur Prüfung vorgelegt, statt einfach liegenzubleiben? Wer sich hier vor dem Go-live keine Gedanken macht, löst das Problem später unter Zeitdruck meistens gar nicht.

Rollen konkret machen, statt nur benennen

Namen für Rollen zu vergeben ist der leichte Teil. Schwierig wird es, sobald ein Redaktionsteam wächst und mehrere Fachbereiche gleichzeitig publizieren. Ab dieser Größe hilft ein Werkzeug, das ursprünglich aus dem Projektmanagement stammt und sich erstaunlich gut auf Content-Governance übertragen lässt: die RACI-Matrix. Für jeden Inhaltstyp wird festgelegt, wer die Aufgabe tatsächlich ausführt (Responsible), wer am Ende dafür geradesteht und freigibt (Accountable), wer vorher fachlich einbezogen werden muss (Consulted) und wer am Ende lediglich informiert wird (Informed).

Für eine Handbuchseite aus einem Fachbereich sieht das dann konkret so aus: Die Redakteurin im Fachbereich schreibt (Responsible), die Freigabe verantwortet die zentrale Redaktion oder – ebenso häufig – der Fachbereich selbst (Accountable), die fachlich verantwortliche Person aus dem betroffenen Prozess oder Nachbarbereich wird bei Bedarf vorab konsultiert (Consulted), und betroffene Teams werden nach Veröffentlichung informiert (Informed). Wer die Freigabe übernimmt, ist dabei keine feste Regel: Mal gibt die zentrale Redaktion frei, mal liegt diese Verantwortung direkt beim Fachbereich, der seine Inhalte eigenständig veröffentlicht. Beides ist legitim, solange für jeden Inhaltstyp eindeutig festgelegt ist, wer accountable ist. Genau an dieser Eindeutigkeit entscheidet sich, ob eine RACI-Matrix in der Praxis trägt oder zur reinen Formalie wird. Ist sie einmal für jeden Inhaltstyp sauber ausgefüllt, verschwinden die meisten Redaktionskonflikte von allein, weil niemand mehr raten muss, wer eigentlich „zuständig" ist.

Der eigentliche Charme der Matrix zeigt sich aber erst bei der Pflege. Denn dieselbe Logik lässt sich auf die turnusmäßige Prüfung übertragen: Man ergänzt schlicht eine Zeile „regelmäßige Prüfung" und legt fest, wer die Inhalte tatsächlich durchgeht und wer verantwortet, dass es überhaupt passiert. Damit ist die Frage geklärt, an der die meisten Intranets scheitern – nämlich wer den veralteten Content anfassen müsste.

Pflege ist eine Frage der Organisation, nicht der Technik

Es liegt nahe, an dieser Stelle nach einem technischen Automatismus zu rufen: ein Ablaufdatum pro Seite, dazu ein Workflow, der zur Frist automatisch eine Prüfaufgabe verschickt. Technisch ist das in SharePoint machbar. In der Praxis lösen wir dieses Problem allerdings in den allermeisten Projekten organisatorisch statt technisch – und das aus guten Gründen.

Ein fester Prüfturnus, der im Redaktionskalender verankert ist und über die RACI-Matrix klar zugewiesenen Rollen zugeordnet wird, ist ohne jede Entwicklung sofort einsatzbereit. Er übersteht Migrationen und Tenant-Umbauten, und die Verantwortlichen bleiben aktiv im Prozess, statt sich auf einen Flow zu verlassen, den nach zwei Jahren niemand mehr wartet. In diesem Modell trägt die RACI-Matrix plus ein verabredeter Prüfrhythmus den gesamten Pflegeprozess: Die Matrix sagt, wer prüft und verantwortet, der Turnus sagt, wann. Ein technisches Ablaufdatum kann das ergänzen, wo es wirklich sinnvoll ist – notwendig ist es für eine funktionierende Content-Governance nicht.

Redaktionelle Strategie und Content-Governance ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten abgeleitet haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein klares Zielbild, das jedem Projekt von Anfang an Richtung gibt, Mitarbeitende, die von der ersten Konzeptphase an mitgestalten dürfen oder eine Migration, die alte Inhalte nicht einfach 1:1 mitschleppt. Im Praxis-Guide bekommen Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht und woran Sie als Nächstes arbeiten sollten.

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