Chargen und Verfallsdaten im Apotheken Großhandel digital erfassen

Auch auf der expopharm in München stehen Digitalisierung, Warenverfügbarkeit und effiziente Prozesse entlang der Apothekenversorgung wieder im Fokus. Für den pharmazeutischen Großhandel beginnt diese Digitalisierung bereits dort, wo die Ware physisch ankommt: im Wareneingang.

Charge und Verfallsdatum direkt mit dem Bestand verknüpfen

Mit der COSYS Bestandsmanagement Software erfassen Ihre Mitarbeiter eingehende Artikel mobil per MDE-Gerät oder Smartphone. Bei der Bearbeitung eines Wareneingangsauftrags können neben Artikel und Menge auch Charge und Verfallsdatum aufgenommen werden. Die Daten werden damit nicht separat dokumentiert, sondern gehören unmittelbar zur jeweiligen Bestandsbuchung.

Von dort führt COSYS die Ware digital durch die weiteren Lagerprozesse. Einlagerungen, Umlagerungen, Kommissionierungen und Auslagerungen werden direkt am Ort des Geschehens gebucht. Im COSYS WebDesk entsteht daraus eine zentrale Sicht auf Bestände, Lagerplätze und Warenbewegungen.

Für Ihre Lagerleitung bedeutet das vor allem weniger Recherche. Wenn eine bestimmte Charge geprüft werden muss, sollte niemand erst Papierlisten, Excel-Dateien und unterschiedliche Systemstände miteinander vergleichen müssen. Die benötigten Informationen stammen aus den Buchungen, die ohnehin im laufenden Lagerbetrieb entstehen.

Verfallsdaten im Tagesgeschäft tatsächlich nutzen

Ein digital hinterlegtes Verfallsdatum bringt vor allem dann einen Mehrwert, wenn es in die Bestandssteuerung einfließt. Im COSYS WebDesk lassen sich entsprechende Bestandsinformationen zentral auswerten. So können Sie erkennen, bei welchen Artikeln Handlungsbedarf entsteht, bevor Ware unnötig lange liegen bleibt.

Das ist gerade bei großen pharmazeutischen Sortimenten relevant. Ein hoher Bestand ist schließlich nicht automatisch ein guter Bestand. Bleibt Ware mit begrenzter Restlaufzeit liegen, während weitere Mengen nachkommen, entstehen vermeidbare Abschriften und Kapitalbindung.

COSYS verbindet deshalb die klassische Bestandsführung mit Funktionen wie Mindest- und Meldebeständen, Artikelverläufen und Umschlagshäufigkeiten. Inventuren lassen sich ebenfalls integrieren. Differenzen werden dokumentiert und notwendige Korrekturbuchungen bleiben nachvollziehbar.

Damit erhalten Sie nicht nur eine Bestandsliste, sondern eine belastbare Grundlage für die operative Lagersteuerung.

Auch Transportboxen und Ladungsträger im Kreislauf behalten

Zur Apothekenbelieferung gehört allerdings mehr als der Inhalt einer Sendung. Transportboxen, Rollbehälter, Paletten und weitere Mehrweg-Ladungsträger bewegen sich täglich zwischen Lager, Touren, Niederlassungen und Kunden.

Hier ergänzt die COSYS Lademittelverwaltung das Bestandsmanagement. Ausgaben, Rücknahmen und Bewegungen von Ladungsträgern lassen sich digital erfassen und Geschäftspartnern oder Standorten zuordnen. Lademittelkonten zeigen, wo sich Bestände befinden und bei welchen Empfängern noch Ladungsträger im Umlauf sind.

Für den pharmazeutischen Großhandel entsteht damit ein durchgängigerer Blick auf den Warenfluss: Sie dokumentieren nicht nur, welche Ware das Lager verlässt, sondern können gleichzeitig nachvollziehen, welche Mehrweg-Ladungsträger den Prozess begleiten und wieder zurückkommen müssen.

Von der Bestandsführung zur datenbasierten Lagersteuerung

Sind Bestände und Warenbewegungen sauber erfasst, können diese Daten weit mehr leisten als reine Dokumentation. Genau hier setzen COSYS Business Intelligence, Forecasting, Prozessanalyse und Task Management an.

Business Intelligence verdichtet die operativen Daten zu Kennzahlen und Dashboards. Verantwortliche können beispielsweise Bestandsentwicklungen und Umschlagshäufigkeiten betrachten und bei Auffälligkeiten bis auf einzelne Buchungen oder Artikelbewegungen zurückgehen.

Forecasting ergänzt den Blick nach vorn. Historische Absatz- und Bewegungsdaten können genutzt werden, um zukünftige Bedarfe und Bestandsentwicklungen einzuschätzen. Das unterstützt die Frage, welche Artikel voraussichtlich stärker benötigt werden und wo sich ein Bestand ungünstig entwickelt.

Die Prozessanalyse betrachtet dagegen den Weg der Ware durch das Lager. Process Mining kann wiederkehrende Abweichungen, ungewöhnliche Warenbewegungen oder Verzögerungen sichtbar machen. Wird daraus konkreter Handlungsbedarf, kommt das Task Management ins Spiel: Prüfungen oder andere Maßnahmen können gezielt als Aufgaben an zuständige Mitarbeiter weitergegeben werden.

Damit gehören diese Funktionen nicht als separate Analysewelt neben die Bestandsmanagement Software. Sie nutzen genau die Daten, die im operativen COSYS Prozess bereits entstehen.

Arzneimittelbestände von Anfang an sauber führen

Für den Apotheken Großhandel entscheidet sich Datenqualität nicht erst bei der Auswertung. Sie beginnt bei der ersten Erfassung. Werden Artikel, Mengen, Lagerplätze, Chargen und Verfallsdaten konsequent digital geführt, stehen die Informationen dort zur Verfügung, wo sie im weiteren Prozess benötigt werden.

COSYS kombiniert dafür modulare Bestandsmanagement Software und Lademittelverwaltung mit mobiler Datenerfassung, MDE-Hardware, Schnittstellen und Geräteservices. Business Intelligence, Forecasting, Prozessanalyse und Task Management bauen auf dieser operativen Datenbasis auf und erweitern sie um Analyse und Steuerung.

Die Digitalisierung der Apothekenversorgung wird auch rund um die expopharm in München ein wichtiges Thema bleiben. Sie möchten unabhängig vom Messebesuch prüfen, wie sich Chargen, Verfallsdaten und Bestände in Ihrem pharmazeutischen Großhandel digital erfassen lassen? Testen Sie die COSYS Bestandsführung kostenlos und unverbindlich mit den Demo-Apps im Google Play Store und Apple App Store. Gerne zeigen wir Ihnen anschließend, wie sich Bestandsmanagement und Lademittelverwaltung auf Ihre Lager- und Belieferungsprozesse abstimmen lassen.