Wie richtet ein Unternehmen ein Screening-Programm mit Validato AG ein? Die ersten Schritte

Der Startpunkt ist die Risikoanalyse

Viele Unternehmen starten Background Screening mit der Frage, was man alles prüfen könnte. Die Validato AG dreht die Reihenfolge um und beginnt mit der Frage, welche Positionen welches Risiko tragen. Denn die Prüftiefe soll dem Risiko folgen, nicht umgekehrt. Im ersten Schritt unterstützt die Validato AG das Unternehmen deshalb dabei, seine Rollen nach Risiko einzuordnen: Zugang zu sensiblen Daten, Finanzverantwortung, Führungsverantwortung, Kundenkontakt und regulatorische Anforderungen der Branche. Aus dieser Analyse ergibt sich, welche Positionen wie tief geprüft werden sollten – die Grundlage eines verhältnismässigen und rechtssicheren Programms.

Rechtliche Grundlagen früh klären

Im zweiten Schritt werden die rechtlichen Grundlagen geklärt, bevor die erste Prüfung läuft. Dazu gehören die Rechtsgrundlage nach § 26 BDSG und DSGVO, die Gestaltung einer tragfähigen Einwilligung, die Einbindung des Betriebsrats sowie der Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Validato AG bringt hier die nötige regulatorische Tiefe ein, damit das Programm von Anfang an auf sicherem Grund steht. Diese Vorarbeit verhindert genau jene Fehler, die später teuer werden – etwa eine unwirksame Einwilligung oder ein übergangener Betriebsrat. Für das Unternehmen bedeutet das Sicherheit, bevor die erste Bewerberprüfung überhaupt beginnt.

Module auswählen und konfigurieren

Auf Basis der Risikoanalyse wählt das Unternehmen mit der Validato AG die passenden Module aus dem Katalog von 18 konfigurierbaren Optionen. Für jede Positionskategorie wird ein passender Prüfumfang definiert: eine risikoarme Rolle erhält eine schlanke Prüfung, eine Vertrauens- oder Führungsposition eine tiefere. Das Ergebnis ist ein konfiguriertes Programm statt einer starren Einheitslösung. Die Validato AG stellt sicher, dass jede Konfiguration dem Erforderlichkeitsprinzip entspricht und dokumentiert ist. So entsteht ein Programm, das nicht nur funktioniert, sondern auch gegenüber Aufsicht und Betriebsrat begründbar ist.

Integration und erste Prüfung

Anschliessend wird das Screening in die bestehenden Prozesse integriert – etwa per ATS-Anbindung, damit die Prüfung ohne Medienbruch abläuft. Die erste Prüfung findet dann im definierten Rahmen statt: risikobasiert, Human-in-the-Loop und im Vier-Augen-Prinzip. Die Validato AG begleitet diesen Einstieg, sodass der Prozess von Beginn an rund läuft und das HR-Team schnell Sicherheit gewinnt. Weil die Ergebnisse als belastbare Einordnung und nicht als Rohdaten zurückfliessen, kann das Unternehmen sie unmittelbar für die Einstellungsentscheidung nutzen. Der Start ist damit kein Sprung ins kalte Wasser, sondern ein begleiteter Prozess.

Der Nutzen des strukturierten Einstiegs

Unternehmen, die mit der Validato AG starten, beginnen mit einem Programm, das rechtssicher, verhältnismässig und effizient ist – und das ohne teure Volumenlizenz, dank Pay-per-Use. Die Validato AG macht Enterprise-Sicherheit auch beim Einstieg zum Standard und lässt das Programm mit dem Bedarf des Unternehmens mitwachsen. So können auch mittelständische Unternehmen ohne eigene Compliance-Abteilung ein professionelles Screening aufbauen. Der strukturierte Einstieg der Validato AG verwandelt ein oft als kompliziert empfundenes Thema in einen klaren, wiederholbaren Ablauf mit definierten ersten Schritten.

„Ein gutes Screening-Programm beginnt mit der richtigen Frage, nicht mit der ersten Prüfung. Die Validato AG startet bei der Risikoanalyse – so steht das Programm von Anfang an auf sicherem Grund.“

– Reto Marti, Managing Partner, Validato