Lagerprozesse in Apotheken durchgängig digitalisieren

Wer Lagerprozesse in Apotheken durchgängig digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht nur einzelne Buchungen ersetzen. Entscheidend ist, dass jede Warenbewegung auf der vorherigen aufbaut. Die COSYS Apotheken Software bildet dafür unter anderem Wareneingang, Bestandsmanagement, MHD- und Chargenkontrolle, Kommissionierung und Inventur innerhalb einer modularen Plattform ab.

Wareneingang als Ausgangspunkt sauberer Bestandsdaten

Fehler, die bei der Warenannahme entstehen, begleiten einen Artikel schlimmstenfalls durch das gesamte Lager. Deshalb beginnt ein konsistenter Datenbestand bereits beim Eintreffen der Lieferung.

Mitarbeitende können Arzneimittel mit Smartphone oder Full-Touch-MDE direkt am Prozess erfassen. Mengen und weitere relevante Artikeldaten werden digital verarbeitet und die anschließende Einlagerung lässt sich ebenfalls dokumentieren. Charge, Seriennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum können dabei berücksichtigt werden.

Bei Informationen, die nicht komfortabel über einen Barcode verfügbar sind, kann OCR die manuelle Eingabe reduzieren. Texte auf Etiketten oder Dokumenten lassen sich automatisiert erfassen. Für die Warenkontrolle bietet sich zusätzlich die COSYS Fotodokumentation an. Beschädigte Verpackungen werden fotografiert und die Bilder direkt dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Computer Vision kann solche Aufnahmen zusätzlich analysieren und beispielsweise Beschädigungen erkennen.

Lagerbestand und tatsächliche Warenbewegung zusammenführen

Nach der Warenannahme beginnt der Teil, bei dem Bestandsqualität täglich neu entsteht. Wird Ware eingelagert, entnommen, retourniert oder zwischen Lagerbereichen bewegt, muss sich die physische Bewegung auch im digitalen Bestand wiederfinden.

COSYS erfasst solche Vorgänge unmittelbar am Lagerplatz. Dadurch entsteht eine Bewegungshistorie, über die nachvollziehbar bleibt, was mit einem Artikel passiert ist. Gleichzeitig stehen aktuelle Bestandsinformationen für weitere Prozesse zur Verfügung.

Das wird bei größeren Strukturen noch wichtiger. Bei Filialapotheken können Umlagerungen und Filialbelieferungen Teil des Warenflusses werden. In größeren Apothekenlagern wiederum lassen sich innerbetriebliche Transporte zwischen Wareneingang, Lagerbereichen, Kommissionierung und Bereitstellung digital steuern. COSYS unterstützt hierfür auch Disposition und innerbetrieblichen Transport (IBT).

MHD-Kontrolle und Inventur in den Datenfluss integrieren

Inventur und MHD-Kontrolle sollten keine isolierten Sonderprozesse sein. Beide greifen auf Informationen zurück, die während des laufenden Lagerbetriebs entstehen.

COSYS unterstützt Stichtags-, permanente und rollierende Inventuren sowie digitale Erst- und Zweitzählungen. Bestandsdifferenzen können anschließend gezielt ausgewertet werden.

Bei der MHD-Kontrolle wiederum lassen sich ablaufkritische Bestände frühzeitig erkennen. Das eröffnet Handlungsspielraum: Statt kritische Ware erst spät zu entdecken, können Bestände rechtzeitig geprüft und gegebenenfalls innerhalb einer Filialstruktur sinnvoll umverteilt werden.

Prozessdaten zeigen mehr als der aktuelle Bestand

Durchgängige Digitalisierung erzeugt einen weiteren Vorteil: Jeder Scan hinterlässt verwertbare Prozessinformationen.

COSYS Business Intelligence kann diese Daten beispielsweise nutzen, um Lagerbewegungen, Bestandsabweichungen und Auslastungen sichtbar zu machen. Process Mining geht einen Schritt weiter und betrachtet den tatsächlich durchlaufenen Prozess. So lässt sich untersuchen, an welchen Stellen regelmäßig Verzögerungen, zusätzliche Buchungen oder Abweichungen entstehen.

Forecasting richtet den Blick dagegen nach vorne. Historische Entnahmemuster, Lieferzyklen und Bestandsentwicklungen können genutzt werden, um zukünftige Bedarfe sowie mögliche Über- oder Unterdeckungen früher zu erkennen.

Ein digitaler Warenfluss statt einzelner Lagerfunktionen

Der Mehrwert entsteht damit nicht durch einen digitalen Wareneingang, eine separate Inventur-App oder ein zusätzliches Dashboard allein. Erst die Verbindung der Prozesse schafft eine konsistente Datengrundlage.

COSYS kombiniert dafür modulare Apotheken Software, professionelle MDE-Hardware, MDE-Services, WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Über Schnittstellen können bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme eingebunden werden. Die Lösung lässt sich dadurch vom einzelnen Lagerprozess bis zu umfangreicheren Apotheken-, Filial- und Pharmalogistikstrukturen ausbauen.

Sie möchten digitale Lagerprozesse selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.