Materialwirtschaft in Tageskliniken digital organisieren

Lieferungen müssen angenommen, ausgepackt und geprüft, gegebenenfalls zwischengelagert, intern transportiert und schließlich korrekt eingebucht werden. Werden diese Schritte über Papierlisten, Excel, E-Mails und mündliche Absprachen organisiert, entstehen Informationsbrüche. Besonders bei mehreren Gebäuden, Fachbereichen oder dezentralen Materiallagern wird schnell unklar, wo sich eine Lieferung aktuell befindet.

Eine digitale Materialwirtschaft sollte deshalb nicht erst im Lager beginnen.

Materialbestellungen bereits beim Wareneingang erfassen

Mit der COSYS Paket Inhouse Software können eingehende Pakete direkt bei der Annahme per Barcode erfasst und einem Empfänger, einer Abteilung oder einem internen Prozess zugeordnet werden. Neben klassischen Paketen lassen sich damit auch Material-, Waren- und Mustersendungen digital dokumentieren.

Beim anschließenden Auspacken ist insbesondere der Zustand der Lieferung relevant. Beschädigte Umverpackungen oder Auffälligkeiten am Produkt können über eine Fotodokumentation unmittelbar dem Vorgang zugeordnet werden.

Spannend wird hier die Verbindung mit Computer Vision: Die KI-gestützte Bildanalyse kann sichtbare Schäden an Waren und Verpackungen erkennen und bei deren Beschreibung unterstützen. Statt Informationen nachträglich aus handschriftlichen Notizen übertragen zu müssen, entsteht die Dokumentation direkt bei der Kontrolle.

Wenn eine Materiallieferung einmal komplett digital durchläuft

Wie das praktisch aussehen kann, zeigt der Wareneingang eines größeren Gesundheitszentrums mit mehreren medizinischen Fachbereichen. Am Vormittag trifft eine Lieferung mit sterilen Einmalinstrumenten und weiterem Verbrauchsmaterial ein. Der Mitarbeiter scannt die Sendung bei der Annahme und ordnet sie dem vorgesehenen Materialbereich zu.

Beim Auspacken entdeckt er eine deutlich eingedrückte Ecke des Versandkartons. Die Auffälligkeit wird fotografiert und direkt mit der Lieferung verknüpft. Die Bildanalyse unterstützt die Schadensdokumentation. Die betroffenen Artikel können damit gezielt geprüft werden, während die einwandfreie Ware weiter in den Materialfluss gelangt.

Da der interne Transportdienst gerade andere Aufträge bearbeitet, muss die Lieferung nicht am Empfang stehen bleiben. Sie wird vorübergehend in einem COSYS Material- beziehungsweise Übergabeschrank bereitgestellt. Das entsprechende Fach ist digital zugeordnet, der Zugriff erfolgt nur durch berechtigte Mitarbeitende. Einlagerung und spätere Entnahme bleiben nachvollziehbar.

Anschließend übernimmt ein Mitarbeiter den bereits angelegten Transportauftrag und bringt die Lieferung in das zentrale Materiallager. Dort werden die Artikel gescannt, den vorgesehenen Lagerplätzen zugeordnet und erforderliche Informationen wie Charge oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfasst.

Aus dem ursprünglichen Paket ist damit eine durchgängig dokumentierte Materialbewegung vom Wareneingang bis zum Lagerplatz geworden.

Innerbetriebliche Logistik mit der Lagerverwaltung verbinden

Genau diese Verbindung ist für größere Tageskliniken und MVZ entscheidend. Ein digitaler Wareneingang allein löst das Problem nicht, wenn anschließend niemand weiß, wer Material von Gebäude A in Lager B bringen soll.

Über den COSYS innerbetrieblichen Transport (IBT) können Transportaufträge mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität zentral gesteuert werden. Mobile Statusbuchungen dokumentieren Abholung und Übergabe, die Disposition sieht offene und abgeschlossene Aufträge.

Am Ziel übernimmt die COSYS Lagerverwaltungssoftware. Neben Artikel und Lagerplatz können unter anderem Mengen, Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten geführt werden. Bestandsinformationen stehen mobil zur Verfügung, sodass Mitarbeitende direkt im Materiallager prüfen können, welche Mengen tatsächlich verfügbar sind.

Damit greifen Paketannahme, Übergabeschrank, innerbetriebliche Logistik und Lagerverwaltung ineinander, anstatt vier voneinander getrennte Prozesse zu bilden.

Materialwirtschaft anhand realer Prozessdaten verbessern

Der nächste Mehrwert entsteht aus den dabei erzeugten Daten. Im COSYS WebDesk und über Business Intelligence können Verantwortliche beispielsweise Wareneingänge, Bestandsentwicklungen, Transportdurchlaufzeiten und weitere Prozesskennzahlen auswerten. Forecasting nutzt historische Daten wiederum, um Entwicklungen und zukünftige Bedarfe besser einschätzen zu können.

Für das Gesundheitszentrum aus dem Beispiel bedeutet das: Wochen später muss niemand rekonstruieren, wann die Lieferung angekommen oder wohin sie gebracht worden ist. Gleichzeitig lässt sich auf übergeordneter Ebene erkennen, welche Materialien besonders häufig bewegt werden, wann sich Wareneingänge häufen oder an welchen Stellen interne Transporte lange dauern.

Materialwirtschaft wird damit nicht nur digital dokumentiert, sondern messbar.

Gerade für größere ambulante Versorgungsstrukturen ist das interessant, weil mit zusätzlichen Standorten, Behandlungsbereichen und Materialbedarfen auch die logistische Komplexität wächst.

Wer sich mit der Digitalisierung von Material- und Versorgungsprozessen im Gesundheitswesen beschäftigt, kann das Thema 2026 zudem rund um die expopharm in München aufgreifen. Für COSYS liegt der Ansatz dabei nicht in einer isolierten Einzellösung: Modulare Software, mobile Datenerfassung und Hardware, Smart-Locker-Technik, Services sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können passend zum tatsächlichen Materialfluss kombiniert werden.

Sie möchten einzelne Prozesse selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit und ermöglichen einen unverbindlichen Einblick in die mobile Datenerfassung.