Verluste bei Veranstaltungen vermeiden: Revenue Management gewinnt auch im MICE-Segment weiter an Relevanz

Das Revenue Management im MICE-Segment in der Hotellerie unterliegt derzeit veränderten Prozessen. Trotz Nachfragezuwachs bleibt die Auslastung schwankend und schwer einschätzbar: „Oft freuen sich Hoteliers zunächst über ein schnelles Geschäft. Das Fatale darin ist, dass der Nachfragedruck ebenfalls wieder steigt. Das führt auf lange Sicht zu riskanten Fehleinschätzungen und kann Verluste produzieren. Der Griff zur Software ist dann verführerisch und schnell getan, da immer noch preisgünstiger als Personal. Das reicht aber nicht“, so Bianca Spalteholz, Inhaberin von Spalteholz Hotelkompetenz und Fachbuchautorin.

Nur wenige Hotelketten verfügen bereits über digitale Komplettlösungen. MICE-Konfigurationssysteme, die wie Korrespondenz-Manager in der Logis professionelle Veranstaltungs-Angebote erstellen, werden auch auf der Hotelwebsite als Anfrage-Tools eingesetzt: „Leider hört es damit oft schon auf. Woher kommen denn die Verfügbarkeiten und die Preise der Räume, wie sieht es mit Food und Beverage-Paketen aus und wie mit angefragten Zimmern. Wo wird vorher bewertet, wie wertvoll die Veranstaltung tatsächlich für das Hotel ist? Und für welches Datum sie vielleicht noch wertvoller wäre? Und was haben Zimmer und deren Nachfrage überhaupt mit Tagungs- und Veranstaltungsräumen zu tun? Dazwischen liegen Welten! Das sind aber entscheidende Fragen, die in der Praxis partiell gerne ignoriert werden“, fügt Bianca Spalteholz hinzu.

Voraussetzungen für die Einführung von erfolgreichem MICE- und Veranstaltungs-Management mit Pricing Strategien:

1. Verhältnis zwischen Logiskapazität und Anzahl der Veranstaltungsräume.

a. Viele Räume, wenig Zimmer: nur wenige Veranstaltungen mit Logisbedarf können angenommen werden. Wenn doch, müssten die Zimmerpreise bereits bei Anfrage höher sein als diejenigen, die laut Forecast für Individualreisende angeboten werden. Besonders bei Ein-Tages-Veranstaltungen.

b. Viele Zimmer, wenig Räume: Räume dürfen nicht zu früh fest vergeben werden. Hier ist eine gute Segmentierung gefragt und die Lead Time bzw. der Buchungsvorlauf für jedes Veranstaltungssegment sollte bekannt sein.

2. Verdrängung bzw. sich kannibalisierende Marktsegmente wie Party-Events und Hochzeiten versus Wellness-Gästen, die womöglich mehrere Tage bleiben würden und die ein großes Bedürfnis nach Erholung und Ruhe haben. Hier müssen Management-Entscheidungen getroffen werden.

3. Zusammenarbeit der Bereiche Logis und MICE: Revenue Management-Entscheidungen sind aufgrund von vorliegenden Fakten zu treffen. Die gemeinsame Auswertung der relevanten Kennzahlen müssen zur Routine werden. Der TRevPAR (Total Revenue Per Available Room) ist die „Mutter“ aller Umsatzkennzahlen, die sämtliche Logis-, MICE-, F&B- und Nebenumsätze pro verfügbarem Zimmer misst. Funktioniert ein einzelner Bereich nicht, kann das Gesamtumsatz und -ertrag kosten.

Im erfolgreichen MICE-Revenue Management ist darüber hinaus vor dem Einsatz einer Software eine detaillierte Auswertung von relevanten Daten notwendig. Produkt- und Mitbewerberanalysen sowie Steuerungsparameter sind ausschlaggebend für Verkaufsentscheidungen. Auch die Strukturierung der Raumkapazitäten, Veranstaltungsarten und Marktsegmente sowie deren Aufzeichnung sind empfehlenswert. Das Zeitfenster der Veranstaltungen ist gerade im Pricing essenziell. Revenue Management-Expertin Bianca Spalteholz ergänzt: „Die Kernfrage ist doch, für wann will man welche Art Geschäft annehmen oder eben lieber ablehnen. Alle Segmente haben unterschiedliche Buchungsmuster, Anfragegewohnheiten und Budgets. Daher sollten die wichtigsten Kennzahlen im MICE bekannt sein. Wir unterscheiden hier zwischen Nachfrage- bzw. Auslastungskennzahlen sowie Umsatz- und Steuerungskennzahlen.“