EU AI Act und HR-Compliance: Was Unternehmen jetzt wissen müssen – und wie Factorial One dabei unterstützt

Für HR-Verantwortliche und Compliance-Teams bedeutet das: Handlungsbedarf – und zwar jetzt.

Was ist der EU AI Act?

Der EU AI Act ist ein von den europäischen Mitgliedstaaten verabschiedetes Regelwerk zur Regulierung von Künstlicher Intelligenz. Er soll das Spannungsfeld zwischen dem Schutz der Grundrechte und gleichzeitigem Raum für Wissenschaft und KI-Innovation ausbalancieren – und damit das Vertrauen in KI-Systeme stärken. Dabei verfolgt das Gesetz einen risikobasierten Ansatz: KI-Systeme werden je nach ihrem potenziellen Risiko für Nutzerinnen, Nutzer und die Gesellschaft unterschiedlich streng reguliert.

Vier Risikoklassen – eine klare Systematik

Der AI Act klassifiziert KI-Systeme in vier Risikoklassen: verboten, Hochrisiko, begrenzt und minimal.

Für HR-Abteilungen ist vor allem die Hochrisiko-Kategorie relevant: KI in Bereichen wie Personalrekrutierung, Kreditscoring, Bildung, Justiz, kritischer Infrastruktur und Sicherheitskomponenten unterliegt den umfassendsten Anforderungen – darunter Konformitätsbewertung, Risikomanagementsystem, Daten-Governance, Transparenz, menschliche Aufsicht und technische Dokumentation.

Wer hingegen KI-gestützte Chatbots oder automatisierte Kommunikation einsetzt, fällt in die Kategorie des begrenzten Risikos: Hier gelten primär Transparenzpflichten – Nutzerinnen und Nutzer müssen wissen, dass sie mit einer KI interagieren.

Welche Fristen gelten aktuell?

Seit dem 1. August 2024 ist der EU AI Act in Kraft und betrifft praktisch jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt oder bereitstellt. Die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 gilt seit Februar 2025 – sie ist die einzige Pflicht, die aktuell für nahezu alle Unternehmen unmittelbar greift.

Der sogenannte Digital-Omnibus-Beschluss, den die EU-Mitgliedstaaten und Regulierungsbehörden am 7. Mai 2026 finalisierten, verschiebt die Frist für Hochrisiko-KI-Systeme nach hinten und erhöht gleichzeitig die Anforderungen an die Transparenz generativer Inhalte. Die Transparenzpflichten greifen jedoch ab August 2026 unverändert.

Für Compliance-Teams gilt daher: Die Governance-Strukturen – also Risikomanagementsystem, Verantwortlichkeiten, Dokumentationsrahmen – müssen für Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III bereits bis August 2026 stehen. Wer diese Grundlagen jetzt nicht legt, wird den Dezember 2027 nicht ohne Compliance-Risiken erreichen.

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

Bis August 2026 gilt es, für Hochrisiko-KI ein Risikomanagementsystem sowie eine vollständige technische Dokumentation zu implementieren, automatisierte Monitoring-Prozesse zu etablieren und Mitarbeitende zu schulen, um das KI-Bewusstsein und das Wissen zu stärken. Entscheidend ist dabei, Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren – denn im Prüfungsfall zählt der belastbare Nachweis.

Bei Verstößen gegen die strengsten Pflichten drohen Bußgelder bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Factorial AI: Compliance by Design

Factorial hat KI-Compliance von Anfang an als strategisches Thema behandelt. Alle KI-Anwendungen müssen laut Gesetz nachvollziehbar, transparent und so gestaltet sein, dass keine illegalen Inhalte entstehen. Genau das ist der Maßstab, an dem Factorial seine KI-Funktionen – von Factorial ONE über die KI-gestützte Schichtplanung bis hin zum neuen LMS – entwickelt und weiterentwickelt. factorialhr

Die Factorial-Plattform verbindet Performance-Daten, Trainingsanalysen, Onboarding-Aufgaben und Mitarbeiterdaten in einer einzigen Plattform – und schafft damit die zentrale Grundlage, die Unternehmen für eine revisionssichere Dokumentation ihrer KI-Nutzung benötigen. Gerade die Schulungspflicht nach Artikel 4 lässt sich mit dem neuen Factorial LMS effizient und nachweisbar erfüllen: Kurse zu KI-Kompetenz und Compliance können direkt in der Plattform erstellt, zugewiesen und abgeschlossen werden – inklusive automatischer Nachweisführung. Factorial HR

Der EU AI Act ist kein Bürokratieprojekt, sondern eine Chance: Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen Vertrauen – bei Mitarbeitenden, Kunden und Aufsichtsbehörden gleichermaßen.

Weitere Informationen zum EU AI Act finden Sie unter ai-act-law.eu/de. Wie Factorial Ihr Unternehmen bei der KI-Compliance unterstützen kann, erfahren Sie auf factorialhr.de.

Über Factorial

Die Business-Management-Software Factorial vereint alles, was kleine und mittelständische Unternehmen für das Management ihrer Teams benötigen. Sie automatisiert zeitraubende Aufgaben von Recruiting und Urlaubsverwaltung bis hin zu Leistungsbeurteilungen und Gehaltsabrechnung und verschafft Führungskräften so mehr Zeit für das Wesentliche: ihr Team.

Die benutzerfreundliche Plattform zentralisiert Prozesse und dezentralisiert Aufgaben, sodass jedes Teammitglied aktiv mitwirken kann. Gleichzeitig verschafft Factorial Führungskräften Transparenz über Zeit, Projekte, Ziele und Ausgaben – für datenbasierte Entscheidungen, die das Unternehmen und die Menschen darin wachsen lassen.

Der gleichnamige Anbieter der Software wurde 2016 in Barcelona gegründet, erreichte 2022 Unicorn-Status und hat heute über 16.000 Kunden weltweit.